7 vragen die je stelt bij het kiezen van een evenementenlocatie

Je wil een evenement organiseren, maar waar begin je? Een van de eerste en belangrijkste keuzes is de locatie. De juiste evenementenlocatie kiezen maakt het verschil tussen een event dat iedereen bijblijft en een avond die gewoon oké was. Om je te helpen stellen we zeven vragen die je jezelf moet stellen voordat je een locatie boekt. Beantwoord ze eerlijk en je weet snel of een locatie bij jou past.

Zo kies je de juiste evenementenlocatie

Een locatie kiezen is meer dan een zaal reserveren. Je kiest een omgeving die de toon zet voor je hele event. Of je nu een zakelijk evenement organiseert of een persoonlijk feest, elke locatie stelt andere dingen voorop. Gebruik de zeven vragen hieronder als leidraad bij je keuze.

1: Hoeveel gasten verwacht je op het evenement?

Dit is de meest praktische vraag, maar ook de meest bepalende. Een locatie die te klein is, voelt benauwd en onprettig. Een locatie die veel te groot is, voelt leeg en verliest sfeer. Zorg dat je een realistisch getal in gedachten hebt en vraag altijd of de locatie ook flexibel is als je gastenlijst groeit of krimpt.

Tip: Denk niet alleen aan de maximale bezetting, maar ook aan de indeling. Heb je ruimte nodig voor een podium, dansvloer, catering en zitplaatsen tegelijk? Dan heb je meer vierkante meters nodig dan je misschien denkt.

2: Welke sfeer past bij het evenement?

Sfeer is niet iets wat je er achteraf bij doet. De beste locaties hebben van zichzelf al karakter. Denk na over de uitstraling die bij jouw event past. Een formeel congres vraagt om iets anders dan een personeelsfeest met festivalvibe. Een industriële setting met hoge plafonds en rauwe muren zet direct de toon, zonder dat je de ruimte volledig hoeft aan te kleden.

Vraag jezelf af: past de locatie bij het gevoel dat ik mijn gasten wil meegeven? Als je antwoord nee is, ga dan verder zoeken.

3: Is de locatie goed bereikbaar voor alle gasten?

Bereikbaarheid wordt vaak onderschat. Een prachtige locatie die niemand kan vinden of bereiken werkt averechts. Let op de volgende punten:

Is er voldoende parkeergelegenheid, bij voorkeur gratis?
Is de locatie bereikbaar met het openbaar vervoer?
Hoe ver is het van het centrum of de plek waar de meeste gasten vandaan komen?
Is de locatie goed vindbaar voor mensen die er voor het eerst naartoe gaan?

Voor zakelijke evenementen geldt bovendien: als gasten van ver komen, is een locatie aan een ringweg of uitvalweg een stuk handiger dan een plek midden in een drukke binnenstad.

4: Welke techniek en faciliteiten zijn aanwezig?

Professionele audiovisuele ondersteuning is geen luxe maar een basisvereiste voor de meeste evenementen. Vraag bij elke locatie concreet na wat er aanwezig is en wat je zelf moet regelen. Denk aan:

Geluidsinstallatie en microfoons
Belichting voor podium en sfeer
Schermen of led-wanden voor presentaties
Stroomvoorziening voor externe leveranciers
Wifi voor sprekers en bezoekers

Hoe minder je zelf hoeft te regelen, hoe soepeler het event verloopt. Een locatie die techniek in eigen beheer heeft, scheelt je een hoop gedoe met externe partijen.

5: Wat zijn de cateringmogelijkheden?

Eten en drinken maken of breken een event. Vraag of de locatie een eigen keuken heeft, of je een externe cateraar mag meenemen, en welke concepten beschikbaar zijn. Er is een groot verschil tussen een standaard buffet en een foodcourt-achtige opstelling waar gasten vrijheid hebben, maar alles verzorgd is.

Denk ook na over het type catering dat bij je programma past. Een staande borrel vraagt iets anders dan een meergangendiner. En als je een mix wil, bijvoorbeeld foodtrucks buiten en een diner binnen, controleer dan of de locatie dat aankan.

6: Kan de locatie meegroeien met het programma?

Veel evenementen hebben meerdere onderdelen: een plenaire sessie, workshops, een borrel en een feest. Niet elke locatie is daar op ingericht. Modulaire ruimtes die je naar wens kunt indelen, zijn een groot voordeel. Zo hoeven gasten zich niet te verplaatsen en verloopt de dag vanzelfsprekend van het ene naar het andere programmaonderdeel.

Vraag ook of de locatie kan opschalen als je event groeit. Een buitenterrein of de mogelijkheid om tenten te plaatsen geeft je de flexibiliteit om ook grotere groepen te ontvangen zonder van locatie te wisselen. Voor particuliere evenementen zoals jubilea of feestelijke bijeenkomsten is die flexibiliteit net zo waardevol als bij zakelijke events.

7: Hoe ver gaat de service van de locatie?

Dit is de vraag die veel mensen over het hoofd zien. Sommige locaties verhuren alleen de ruimte. Andere locaties denken actief mee, hebben vaste eventmanagers en regelen catering, techniek en beveiliging in eigen beheer. Dat laatste scheelt je een hoop losse leveranciers en e-mails.

Een locatie met een full-service aanpak en één vast aanspreekpunt geeft rust. Je weet dat alles geregeld is en je kunt je focussen op het inhoudelijke programma in plaats van op de logistiek.

Vind een locatie die alles in huis heeft

Bij Stadslab Groningen hoef je bovenstaande vragen maar één keer te stellen, want het antwoord is bijna altijd ja. We organiseren evenementen voor 50 tot 2.500 personen op het voormalige Suikerunieterrein, een industriële locatie met karakter die van zichzelf al sfeer neerzet. Hoge plafonds, rauwe muren, een groot zonnig terras en het grootste openluchtpodium van Nederland. Binnen en buiten lopen naadloos in elkaar over.

Wat we voor je regelen:

Full-service aanpak met eigen eventmanagers, keuken, techniek en beveiliging
Modulaire ruimtes die meebewegen met je programma, van plenair tot feest
Catering op maat, van foodtrucks en BBQ tot meergangendiner
Professionele AV-faciliteiten, inclusief led-schermen, podium en belichting
Gratis parkeren en goede bereikbaarheid aan de ringweg West van Groningen
Eén vast aanspreekpunt van eerste contact tot en met de uitvoering

Wil je meer weten over wie we zijn en hoe we werken? Lees dan meer over Stadslab Groningen. Of stel je vragen direct via onze contactpagina en we denken graag met je mee over jouw event.