Parkeren is een van de meest praktische vragen bij het organiseren van een evenement, en toch wordt het er vaak pas laat bij gehaald. Hoeveel ruimte heb je nodig? Regel je het gratis of betaald? En wat doe je als de locatie te weinig plekken heeft? In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over parkeren bij een evenementenlocatie, zodat je goed voorbereid bent op je volgende event.
Hoeveel parkeerplaatsen heeft een evenementenlocatie nodig?
Als vuistregel geldt dat een evenementenlocatie voor elke drie tot vier bezoekers minimaal één parkeerplaats nodig heeft. Bij een zakelijk evenement met 300 gasten betekent dat ruwweg 75 tot 100 parkeerplekken als minimale ondergrens, maar de werkelijke behoefte hangt sterk af van het type event en de bereikbaarheid per openbaar vervoer of fiets.
Een aantal factoren bepaalt hoeveel parkeerruimte je echt nodig hebt:
- Type evenement: Bij een zakelijk congres komen de meeste bezoekers zelfstandig met de auto. Bij een festival of personeelsfeest rijden mensen vaker samen of kiezen ze voor andere vervoersopties.
- Locatie en bereikbaarheid: Een locatie dicht bij een treinstation of met goede fietsverbindingen heeft minder parkeercapaciteit nodig dan een locatie op een bedrijventerrein buiten de stad.
- Tijdstip: Overdag is de parkeerdruk vaak hoger dan ’s avonds, wanneer bezoekers eerder voor een taxi of gedeeld vervoer kiezen.
- Doelgroep: Oudere bezoekers of mensen die van ver komen zijn vaker afhankelijk van de auto dan een lokaal publiek.
Praat bij het kiezen van een evenementenlocatie voor zakelijke events altijd van tevoren over de verwachte vervoersmix. Dat voorkomt verrassingen op de dag zelf.
Wat is het verschil tussen gratis en betaald parkeren bij evenementen?
Het belangrijkste verschil is wie de kosten draagt en hoe je bezoekers stuurt. Bij gratis parkeren betaalt de organisator of de locatie de kosten (of zijn er geen kosten), terwijl betaald parkeren de bezoeker zelf laat bijdragen. Gratis parkeren verlaagt de drempel voor bezoekers, maar kan leiden tot overvolle terreinen als er geen goede sturing is.
Betaald parkeren heeft als voordeel dat het bezoekers motiveert om alternatieven te overwegen, zoals het openbaar vervoer of carpoolen. Het nadeel is dat het als een extra drempel kan voelen, zeker bij zakelijke evenementen waar gasten al een kaartje of inschrijfgeld hebben betaald.
Voor grote publieksevenementen is betaald parkeren met reservering op afstand een beproefde aanpak: bezoekers parkeren op een aangewezen terrein en worden per shuttle of te voet naar de locatie gebracht. Dit houdt de directe omgeving van de evenementenlocatie vrij en geeft de organisator meer controle over de stromen.
Hoe regel je parkeren voor een groot evenement?
Parkeren voor een groot evenement regel je stap voor stap: breng eerst de verwachte bezoekersaantallen en vervoersmix in kaart, inventariseer vervolgens de beschikbare parkeerruimte op en rondom de locatie, en zorg tot slot voor duidelijke communicatie en bewegwijzering voor bezoekers.
Een praktische aanpak per fase:
- Inventariseer de capaciteit: Hoeveel plekken zijn er op het eigen terrein? Zijn er nabijgelegen parkeerterreinen die je kunt huren of reserveren?
- Regel verkeersmanagement: Bij evenementen met meer dan 500 bezoekers is verkeersmanagement aan de ingang en op de uitrit bijna altijd nodig. Denk aan verkeersregelaars, hekken en rijstrookindeling.
- Communiceer op tijd: Informeer bezoekers ruim van tevoren over parkeermogelijkheden, alternatieve vervoersopties en eventuele parkeerkosten. Een duidelijke routekaart of infopagina op de website scheelt veel vragen op de dag zelf.
- Plan de uitstroom: De drukte na afloop is vaak groter dan bij aankomst. Zorg voor een plan om bezoekers gespreid te laten vertrekken, bijvoorbeeld via een fasering van het slotprogramma.
Heb je een evenement met meerdere programmaonderdelen op één dag? Dan loont het om ook te kijken naar particuliere evenementen op locatie waarbij parkeren en logistiek al zijn meegedacht in de locatiekeuze.
Welke alternatieven zijn er als er te weinig parkeerplaatsen zijn?
Als een evenementenlocatie te weinig eigen parkeerruimte heeft, zijn er meerdere werkbare alternatieven: parkeren op afstand met pendelbussen, samenwerking met nabijgelegen parkeerterreinen, actieve stimulering van openbaar vervoer en carpoolen, en fietsparkeren voor lokale bezoekers.
De meest gebruikte oplossingen op een rij:
- Park and ride: Bezoekers parkeren op een groot terrein buiten de stad en worden per shuttle naar de locatie gebracht. Dit werkt goed bij festivals en grote publieksevenementen.
- Nabijgelegen parkeerterreinen huren: Veel evenementenlocaties in stedelijke omgevingen hebben afspraken met bedrijven of parkeergarages in de buurt die buiten kantooruren beschikbaar zijn.
- Openbaar vervoer stimuleren: Geef bezoekers een reiskostenvergoeding of neem de OV-kosten op in het evenemententicket. Dit vermindert de parkeerdruk aanzienlijk.
- Carpoolen organiseren: Stel een digitaal carpoolbord beschikbaar of koppel bezoekers actief aan elkaar via de eventapp of bevestigingsmail.
- Fietsparkeren: Zorg voor voldoende en veilige fietsenstallingen, zeker als de locatie goed bereikbaar is per fiets vanuit de stad.
Waar moet je op letten bij het kiezen van een evenementenlocatie qua parkeren?
Bij het kiezen van een evenementenlocatie zijn de belangrijkste parkeercriteria: het aantal beschikbare parkeerplaatsen op eigen terrein, de bereikbaarheid via openbaar vervoer en fiets, de aanwezigheid van uitwijkmogelijkheden in de omgeving, en de duidelijkheid van de locatie voor bezoekers die voor het eerst komen.
Concrete vragen die je aan een locatie moet stellen:
- Hoeveel parkeerplaatsen zijn er op het eigen terrein en zijn die gratis?
- Zijn er aangrenzende terreinen beschikbaar bij grotere aantallen?
- Hoe ver is de dichtstbijzijnde trein- of bushalte?
- Is de locatie goed te vinden via navigatie en zijn er duidelijke borden?
- Is er ruimte voor touringcars of minibussen?
- Hoe verloopt de uitstroom na afloop, en is daar begeleiding bij?
Parkeren is zelden het eerste waar je aan denkt bij een evenement, maar het is wel een van de eerste dingen die bezoekers ervaren. Een locatie die dit goed heeft geregeld, begint het event al op een positieve noot.
Hoe Stadslab Groningen helpt met parkeren bij jouw evenement
Bij ons hoef je je over parkeren in ieder geval niet druk te maken. Stadslab Groningen ligt aan de ringweg West van Groningen en heeft gratis parkeren achter het Zeefgebouw. De locatie is goed bereikbaar per auto, en op slechts tien minuten fietsen van de Groninger binnenstad ook prima per fiets te bereiken.
Wat we voor je regelen rondom logistiek en ontvangst:
- Gratis parkeerterrein direct op het terrein, zonder gedoe met parkeermachines of betaald parkeren
- Duidelijke routing voor bezoekers die voor het eerst komen, inclusief informatie die je kunt delen in je uitnodiging
- Schaalbaarheid van 50 tot 2.500 personen, waarbij we bij grote events meedenken over logistiek en verkeersstromen
- Eén aanspreekpunt dat de hele dag coördineert, van aankomst tot vertrek
Wil je meer weten over wie we zijn en hoe we werken? Lees dan meer op onze pagina over Stadslab Groningen. Of neem direct contact op als je een event wilt bespreken via onze contactpagina. We denken graag met je mee.