Welke vergunningen heb je nodig voor een evenementenlocatie?

Een evenement organiseren is al een flinke klus. En dan moet je ook nog uitzoeken welke vergunningen je nodig hebt. Want ja, dat is echt iets waar je niet omheen kunt. Of je nu een bedrijfsfeest plant voor honderd mensen of een festival voor duizenden bezoekers: in de meeste gevallen heb je toestemming nodig van de gemeente. Welke vergunningen dat precies zijn, hangt af van de omvang van je evenement, de locatie en wat je er precies wilt doen. In dit artikel zetten we de belangrijkste zaken voor je op een rij.

Welke vergunningen heb je nodig voor een evenement?

De vergunningen die je nodig hebt voor een evenement hangen sterk af van wat je organiseert en waar. De meest voorkomende zijn:

Evenementenvergunning: de basisvergunning die je bij de gemeente aanvraagt voor publieke of grotere besloten evenementen
Drank- en horecaontheffing: verplicht als je alcohol schenkt buiten een bestaande horecavergunning
Omgevingsvergunning: soms nodig als je tijdelijke bouwwerken plaatst zoals tenten of podia
Ontheffing geluid: als je verwacht de geluidsnormen te overschrijden
Verkeersontheffing: bij afsluiting van wegen of grote parkeerdruk in de omgeving

Voor zakelijke evenementen geldt vaak een iets ander traject dan voor publieksevenementen, maar de basisregels zijn grotendeels hetzelfde. Het is slim om dit vroeg in je planning op te pakken, want de aanvraagprocedures kosten tijd.

Wanneer is een evenementenvergunning verplicht?

Niet elk evenement heeft een vergunning nodig. Een kleine besloten bijeenkomst in een vergaderzaal valt daar vaak buiten. Maar zodra een van de volgende situaties van toepassing is, moet je in actie komen:

Je verwacht meer dan een bepaald aantal bezoekers (dit verschilt per gemeente, maar ligt vaak rond de 250 tot 500 personen)
Het evenement is openbaar toegankelijk
Je maakt gebruik van een openbare ruimte zoals een plein of park
Er is sprake van versterkt geluid
Je schenkt alcohol
Er zijn tijdelijke constructies aanwezig zoals tenten of podia

Bij twijfel: neem altijd contact op met de gemeente. Liever een keer te veel gevraagd dan achteraf een boete of een stillegging van je evenement.

Hoe vraag je een evenementenvergunning aan bij de gemeente?

Het aanvragen van een evenementenvergunning doe je bij de gemeente waar het evenement plaatsvindt. In de meeste gevallen werkt dat als volgt:

Meld je evenement aan via het online loket van de gemeente, zo vroeg mogelijk
Lever de benodigde documenten aan, zoals een plattegrond, veiligheidsplan, geluidsmeting en programma
Wacht op beoordeling door de gemeente, die soms ook advies vraagt aan politie, brandweer of andere instanties
Ontvang de vergunning met eventuele voorwaarden waar je je aan moet houden

Houd rekening met een aanvraagtermijn van minimaal acht tot twaalf weken voor grotere evenementen. Voor kleinere evenementen kan dat korter zijn, maar plan dit nooit op het laatste moment in. Sommige gemeenten hanteren vaste deadlines per kwartaal.

Wat zijn de regels voor geluid en tijden bij een evenement?

Geluid is een van de meest voorkomende struikelblokken bij evenementenvergunningen. Gemeenten hanteren geluidsnormen die bepalen hoeveel decibel je mag produceren en op welke tijden. Die normen verschillen per locatie en per type evenement.

Wat je in elk geval moet weten:

Er gelden eindtijden voor versterkt geluid, die per gemeente en per dag van de week verschillen
Je bent verplicht om omwonenden te informeren als je verwacht overlast te veroorzaken
Een geluidsmeting of geluidplan kan onderdeel zijn van je vergunningaanvraag
Bij overschrijding van de normen kan de gemeente ingrijpen, ook tijdens het evenement

Vraag bij de gemeente naar de specifieke geluidsnormen voor jouw locatie. Als je een particulier evenement organiseert op een vaste evenementenlocatie, heeft die locatie hier vaak al ervaring mee en kan ze je begeleiden.

Wie is verantwoordelijk voor de vergunningen: locatie of organisator?

Dit is een vraag die veel mensen bezighoudt, en het antwoord is: dat hangt af van de afspraken die je maakt. In de meeste gevallen is de organisator van het evenement verantwoordelijk voor het aanvragen van de benodigde vergunningen. Maar een vaste evenementenlocatie heeft vaak al een deel van de benodigde vergunningen geregeld, zoals een horecavergunning of een structurele ontheffing voor geluid.

Maak dit altijd helder voordat je een contract tekent:

Welke vergunningen heeft de locatie al geregeld?
Wat moet je zelf aanvragen als organisator?
Wie is het aanspreekpunt richting de gemeente?

Een goede evenementenlocatie denkt hier actief in mee en zorgt dat je niet voor verrassingen komt te staan.

Welke veiligheidsregels gelden er voor een evenementenlocatie?

Veiligheid is geen bijzaak. Bij het aanvragen van een evenementenvergunning wordt ook gekeken naar de veiligheid van je evenement. Denk aan:

Vluchtwegen en nooduitgangen: die moeten vrij zijn en voldoen aan de brandveiligheidseisen
Bezoekerscapaciteit: je mag niet meer mensen toelaten dan de locatie veilig kan herbergen
Beveiliging: bij grotere evenementen is ingehuurde beveiliging verplicht
EHBO: afhankelijk van de omvang van je evenement moet er medische ondersteuning aanwezig zijn
Brandveiligheid: tenten en tijdelijke constructies moeten voldoen aan brandveiligheidsnormen

Een veiligheidsplan is bij veel gemeenten een verplicht onderdeel van de vergunningaanvraag. Hoe groter het evenement, hoe uitgebreider dat plan moet zijn.

Hoe Stadslab Groningen helpt bij vergunningen en ontzorging

Vergunningen regelen is geen leuk onderdeel van eventplanning. Gelukkig hoef je dat bij ons niet allemaal zelf uit te zoeken. Als vaste evenementenlocatie in Groningen hebben wij de nodige ervaring met de lokale regelgeving en weten we precies wat er nodig is om jouw evenement goed en veilig te laten verlopen.

Wat wij voor je regelen en meenemen:

Onze locatie beschikt al over de benodigde horecavergunning en voldoet aan brandveiligheidseisen
Onze eventmanagers denken actief mee over wat jij als organisator nog zelf moet aanvragen
We hebben eigen beveiliging en EHBO-ondersteuning beschikbaar
We kennen de gemeente Groningen en haar procedures goed
Alles is geregeld via één aanspreekpunt, van eerste contact tot en met de uitvoering

Wil je weten wat wij voor jouw evenement kunnen betekenen? Lees meer over hoe we werken of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.