Wat zijn de 5 meest vergeten vergunningen bij een evenementenlocatie?

Een evenement organiseren is al een uitdaging op zich. En dan blijkt achteraf dat je een vergunning bent vergeten, of dat je muziek draaide zonder de juiste licentie. Dat wil je niet meemaken. De vijf meest vergeten vergunningen bij een evenementenlocatie zijn: de geluidsvergunning, de evenementenvergunning van de gemeente, toestemming voor tijdelijke bouwwerken, de Bibob-verklaring en de Buma/Stemra-licentie. In dit artikel leggen we per punt uit wat het inhoudt, wanneer je het nodig hebt en hoe je voorkomt dat je er te laat mee bent.

Vergunningen bij een evenement: waarom het misgaat

De meeste organisatoren denken goed voorbereid te zijn. Locatie geboekt, catering geregeld, programma klaar. Maar vergunningen? Die komen pas in beeld als iemand er een opmerking over maakt, of erger: als er iets misgaat. Het probleem is dat vergunningen bij een evenement niet altijd duidelijk zijn. Welke heb je nodig? Wie vraagt wat aan? En wat zijn de termijnen?

Veel organisatoren gaan ervan uit dat de locatie dit regelt, of dat het voor een intern bedrijfsfeest allemaal wel meevalt. Maar ook voor een zakelijk evenement gelden regels, en de verantwoordelijkheid ligt vaak bij de organisator zelf, niet bij de locatie. Hieronder vind je de vijf vergunningen die het vaakst worden vergeten, inclusief wat je er op tijd voor moet doen.

1: De geluidsvergunning of ontheffing geluidsnormen

Geluid is de meest voorkomende bron van problemen bij evenementen. Of je nu een bedrijfsfeest organiseert met een liveband of een personeelsfestival met dj’s, zodra er versterkt geluid aan te pas komt, heb je mogelijk een geluidsvergunning nodig of moet je een ontheffing aanvragen op de geldende geluidsnormen.

Gemeenten hanteren eigen geluidsnormen voor evenementen, en die verschillen per locatie en tijdstip. Binnen de bebouwde kom gelden vaak strengere limieten dan op een industrieterrein. Bovendien kan er onderscheid zijn tussen dag- en avondnormen. Een aanvraag voor een ontheffing moet je doorgaans minimaal vier tot acht weken van tevoren indienen, afhankelijk van de gemeente.

Vergeet ook niet dat de locatie zelf soms al een milieuvergunning heeft met daarin geluidsnormen vastgelegd. Controleer altijd samen met de locatie wat er al geregeld is en wat jij als organisator nog zelf moet aanvragen.

2: De evenementenvergunning van de gemeente

De evenementenvergunning is de basisvergunning voor elk publiek evenement, en toch wordt hij regelmatig te laat aangevraagd. Voor evenementen met meer dan een bepaald aantal bezoekers, met alcohol, met verkeersmaatregelen of op een openbare locatie is een evenementenvergunning bij de gemeente bijna altijd verplicht.

De termijn voor het aanvragen van een evenementenvergunning verschilt per gemeente. In Groningen moet je rekening houden met minimaal acht weken doorlooptijd voor een regulier evenement, maar voor grotere of complexere evenementen kan dat oplopen tot twaalf weken of meer. Wacht je te lang, dan loop je het risico dat de vergunning niet op tijd klaar is en het evenement geen doorgang kan vinden.

Bij een besloten bedrijfsevenement op een privéterrein is een evenementenvergunning soms niet nodig, maar dat hangt af van de gemeente en de specifieke situatie. Neem altijd contact op met de gemeente om dit te verifiëren voordat je aanneemt dat je vrijgesteld bent.

3: Toestemming voor tijdelijke bouwwerken en tenten

Tijdelijke bouwwerken zoals tenten, podia en tribunes vereisen in veel gevallen een aparte omgevingsvergunning of bouwmelding. Dit is een van de meest onderschatte vergunningen bij een evenement, zeker als je buiten wilt opschalen met extra tenten of een groot podium.

De regels hiervoor zijn vastgelegd in het Besluit bouwwerken leefomgeving (Bbl). Of je een vergunning nodig hebt, hangt af van de afmetingen van het bouwwerk, de gebruiksduur en de locatie. Voor een tent groter dan 150 vierkante meter is in de meeste gevallen een omgevingsvergunning of in elk geval een melding verplicht. Podia en tribunes vallen hier ook onder als ze een bepaalde hoogte of draagcapaciteit overschrijden.

Vraag dit tijdig aan, want ook hier geldt een doorlooptijd van meerdere weken. Bovendien kan de brandweer aanvullende eisen stellen aan vluchtwegen, brandveiligheid en constructiecertificaten. Zorg dat je die documentatie op orde hebt voordat het evenement begint.

4: Wat is een Bibob-verklaring en wanneer heb je die nodig?

De Bibob-verklaring (Bevordering Integriteitsbeoordelingen door het Openbaar Bestuur) is een achtergrondcheck die gemeenten kunnen opvragen bij vergunningaanvragen voor evenementen. Dit instrument helpt gemeenten te voorkomen dat vergunningen worden verleend aan organisaties die betrokken zijn bij criminele activiteiten.

Niet elk evenement valt hieronder, maar bij grotere publieksevenementen, commerciële festivals of evenementen waarbij alcohol wordt geschonken, kan een gemeente besluiten een Bibob-onderzoek in te stellen. Als organisator moet je dan informatie aanleveren over de financiering van het evenement, betrokken partijen en je eigen achtergrond.

Wees hierop voorbereid als je een evenement organiseert in Groningen of een andere gemeente die actief Bibob-beleid voert. Het is geen reden tot zorg als je niets te verbergen hebt, maar het kost wel tijd om de benodigde documentatie aan te leveren. Houd er rekening mee dat dit de doorlooptijd van je vergunningaanvraag kan verlengen.

5: De Buma/Stemra-licentie voor muziekgebruik

Muziek draaien of laten spelen op een evenement zonder de juiste licentie is een veelgemaakte fout die achteraf duur kan uitpakken. Buma/Stemra int namens componisten en tekstschrijvers een vergoeding voor het gebruik van beschermd muziekwerk. Dit geldt voor liveoptredens, dj-sets, achtergrondmuziek en zelfs muziek via een afspeellijst.

Voor een zakelijk evenement of bedrijfsfeest waarbij muziek wordt gebruikt, ben je als organisator verantwoordelijk voor het afdragen van de juiste vergoeding. De hoogte hiervan hangt af van het type evenement, het aantal bezoekers en de duur van het muziekgebruik. Je kunt een licentie aanvragen via de website van Buma/Stemra, en dat doe je bij voorkeur ruim voor het evenement.

Sommige locaties hebben al een Buma/Stemra-overeenkomst voor regulier gebruik, maar dat dekt niet automatisch een evenement dat jij als externe organisator organiseert. Controleer dit altijd van tevoren en leg vast wie verantwoordelijk is voor de afdracht.

Zo voorkom je vergunningsstress bij je volgende evenement

De rode draad door al deze vergunningen is hetzelfde: begin op tijd. Veel organisatoren onderschatten de doorlooptijden en de hoeveelheid documentatie die gemeenten en instanties opvragen. Een handige manier om overzicht te houden is een vergunningschecklist maken zodra de datum en locatie vaststaan.

Denk aan de volgende stappen:

Controleer bij de gemeente welke vergunningen nodig zijn voor jouw type evenement
Vraag bij de locatie na welke vergunningen zij al hebben geregeld
Plan de aanvraagdeadlines terug vanuit de evenementdatum, met ruime marge
Zorg voor een dossier met alle relevante documenten: plattegronden, constructiecertificaten, Bibob-info
Regel de Buma/Stemra-licentie zodra het muziekprogramma vaststaat

Voor particuliere evenementen gelden soms andere regels dan voor zakelijke events, maar de basisprincipes zijn hetzelfde. Informeer jezelf goed en ga niet uit van aannames.

Hoe Stadslab Groningen helpt met vergunningen bij jouw evenement

Vergunningen regelen kost tijd en aandacht die je liever steekt in het evenement zelf. Bij ons weet je precies waar je aan toe bent. Als vaste locatie op het voormalige Suikerunieterrein in Groningen hebben we veel ervaring met de lokale regelgeving en weten we wat er nodig is voor verschillende soorten evenementen.

We denken vanaf het eerste gesprek mee over welke vergunningen voor jouw event relevant zijn
We werken met een vast aanspreekpunt dat je door het hele proces begeleidt
We hebben eigen techniek, beveiliging en catering in huis, zodat je minder losse leveranciers hoeft te coördineren
We zijn vertrouwd met de geluidsnormen en bouwregelgeving die gelden voor ons terrein
We helpen je een realistisch tijdpad op te stellen, zodat je op tijd bent met alle aanvragen

Wil je meer weten over hoe wij werken? Lees meer over Stadslab Groningen of neem contact op voor een vrijblijvend gesprek over jouw evenement.