Wat moet je regelen voor een festival op een evenementenlocatie?

Een festival organiseren vraagt meer voorbereiding dan je op het eerste gezicht zou denken. Je hebt te maken met vergunningen, catering, techniek, beveiliging en een locatie die alles aankan. Wil je weten waar je aan moet denken? In dit artikel lopen we stap voor stap door de belangrijkste onderdelen van het regelen van een festival, zodat je goed voorbereid van start gaat.

Welke vergunningen heb je nodig voor een festival?

Voor een festival heb je in Nederland vrijwel altijd een evenementenvergunning nodig van de gemeente. Afhankelijk van de omvang van je festival, de locatie en het tijdstip komen daar aanvullende vergunningen bij, zoals een ontheffing voor geluid, een drank- en horecavergunning en toestemming voor tijdelijke bouwwerken zoals podia of tenten.

De gemeente bepaalt welke vergunning je nodig hebt op basis van het type evenement. Festivals worden vaak ingedeeld in categorieën: klein, middelgroot of grootschalig. Hoe groter en luider het festival, hoe meer papierwerk. Dit zijn de vergunningen waar je rekening mee moet houden:

Evenementenvergunning van de gemeente, verplicht voor de meeste publieke events
Geluidsontheffing als je boven de toegestane geluidsnormen uitkomt
Drank- en horecavergunning of een tijdelijke ontheffing voor alcoholverkoop
Omgevingsvergunning voor tijdelijke bouwwerken zoals een podium of grote tent
BUMA/STEMRA-aanmelding als je auteursrechtelijk beschermde muziek speelt

Belangrijk: dien je aanvraag op tijd in. Gemeenten hanteren doorgaans een termijn van minimaal acht tot twaalf weken voor de vergunningaanvraag. Bij grotere festivals kan dat oplopen tot zes maanden. Begin dus vroeg, want zonder vergunning gaat je festival niet door.

Kies je voor een zakelijke evenementenlocatie die al ervaring heeft met het organiseren van festivals, dan weet die locatie precies welke vergunningen er nodig zijn en kan ze je daarin begeleiden.

Hoe zorg je voor goede catering op een festival?

Goede catering op een festival draait om variatie, logistiek en beleving. Je gasten willen kunnen kiezen, niet in lange rijen staan en genieten van eten dat past bij de sfeer van het event. Een foodcourt-opzet met meerdere concepten naast elkaar werkt bij festivals veel beter dan één centrale cateringpartij.

Denk bij het plannen van je festivalcatering aan het volgende:

Variatie in aanbod: zorg voor meerdere keukens of concepten zodat er voor iedereen iets is
Doorstroming: verspreid cateringpunten over het terrein om opstoppingen te voorkomen
Dieetwensen: vegetarisch, vegan en glutenvrij zijn tegenwoordig geen extra’s maar standaard
Dranklogistiek: munten of een cashless systeem voorkomt chaos bij de bar
Vergunning voor alcohol: vergeet de benodigde ontheffing niet

Foodtrucks zijn populair op festivals omdat ze flexibel zijn, sfeer toevoegen en elk hun eigen specialiteit hebben. Combineer ze met een centrale bar of een warme keuken voor gerechten die wat meer bereiding vragen. Zo bied je gasten echte keuzevrijheid zonder dat de logistiek uit de hand loopt.

Wat heb je nodig aan techniek en beveiliging?

Voor een festival heb je op het gebied van techniek minimaal een professioneel geluidsysteem, verlichting en een podiumopstelling nodig. Beveiliging is bij evenementen vanaf een bepaalde omvang wettelijk verplicht en altijd verstandig, ongeacht de grootte van je festival.

Techniek omvat meer dan alleen speakers en spots. Een volledig technisch pakket voor een festival bestaat uit:

Geluidsinstallatie afgestemd op de ruimte en het aantal bezoekers
Podiumverlichting en sfeerverlichting voor het terrein
Led-schermen of projectie voor visuals en presentaties
Stroomvoorziening die de volledige belasting aankan
Backstagefaciliteiten voor artiesten

Beveiliging is bij publieksevenementen verplicht via gecertificeerde beveiligingsbedrijven. Het aantal beveiligers dat je nodig hebt, hangt af van het aantal bezoekers en de risicocategorie van je evenement. Gemeenten stellen hier eisen aan als onderdeel van de vergunningaanvraag. Denk ook aan een EHBO-post en een veiligheidsplan.

Hoeveel mensen passen er op een festivallocatie?

De capaciteit van een festivallocatie hangt af van de beschikbare binnen- en buitenruimte, de vluchtroutes en de vergunningseisen van de gemeente. In de praktijk rekenen organisatoren met een norm van ongeveer één tot twee vierkante meter per persoon op een festivalterrein, afhankelijk van het type programma.

Bij een staand concert of festival heb je minder ruimte per persoon nodig dan bij een event met zitplaatsen of tafels. Factoren die de maximale capaciteit bepalen zijn:

Het aantal en de breedte van de nooduitgangen
De beschikbare sanitaire voorzieningen
De vereisten in de evenementenvergunning
Of je binnen, buiten of een combinatie van beide gebruikt

Voor particuliere en zakelijke festivals is het verstandig om de capaciteit van tevoren te laten toetsen door de locatie of een veiligheidsadviseur. Zo weet je zeker dat je niet voor verrassingen komt te staan op de dag zelf.

Wanneer moet je beginnen met het plannen van een festival?

Voor een festival van gemiddelde omvang start je het beste minimaal zes maanden van tevoren met de planning. Voor grote festivals met een publiek van meer dan duizend bezoekers is een jaar voorbereidingstijd realistischer. Hoe eerder je begint, hoe meer keuze je hebt in locaties, artiesten en leveranciers.

Een globale tijdlijn voor het organiseren van een festival ziet er zo uit:

Twaalf maanden voor het festival: locatie vastleggen, concept bepalen, budget opstellen
Negen maanden voor het festival: vergunningsaanvragen indienen, artiesten boeken
Zes maanden voor het festival: catering, techniek en beveiliging regelen, communicatie starten
Drie maanden voor het festival: programma finaliseren, ticketverkoop openen, logistiek uitwerken
Één maand voor het festival: technische riders doornemen, briefings plannen, draaiboek afronden

Een goede festivallocatie huren betekent ook dat je profiteert van de kennis en het netwerk van de locatie zelf. Zij hebben eerder festivals georganiseerd, weten wat er mis kan gaan en kunnen je helpen om de planning realistisch te houden.

Hoe Stadslab Groningen helpt met festival organiseren

Stel je voor: je gasten lopen het terrein op en zien direct waar ze aan toe zijn. Het grote openluchtpodium staat er al, de foodconcepten zijn opgesteld langs het terras en de industriële ruimte binnen ademt sfeer zonder dat je er een decorateur voor nodig hebt. Hoge plafonds, rauwe muren en veel licht doen het werk vanzelf. Zo voelt een festival bij ons.

We regelen alles in eigen huis, van het eerste gesprek tot de laatste opruimdag. Dat betekent concreet:

Één vast aanspreekpunt dat met je meedenkt van concept tot uitvoering
Eigen keukenteam met foodconcepten van foodtrucks en BBQ tot meergangendiner
Professionele AV-partners voor geluid, licht, led-schermen en podium
Gecertificeerde beveiliging en EHBO inbegrepen
Opschaalbaar van 50 tot 2.500 personen, binnen en buiten
Gratis parkeren en gelegen aan de ring van Groningen, tien minuten fietsen van de binnenstad

Wil je meer weten over wie we zijn en hoe we werken? Lees dan meer over Stadslab Groningen. Of sla de oriëntatiefase over en neem direct contact met ons op voor een rondleiding of een eerste gesprek over jouw festival.