Je organiseert een avondfeest en wil zorgen dat er genoeg te drinken is, maar ook niet met een berg ongebruikte flessen blijven zitten. Hoeveel drank per persoon reken je dan eigenlijk? Als vuistregel houd je voor een avondfeest van vier tot zes uur rekening met vier tot zes consumpties per persoon. Dat loopt uiteen afhankelijk van het soort feest, de duur, het publiek en of je werkt met een open bar of consumptiemunten. In dit artikel zetten we alles op een rij zodat jij straks goed beslagen ten ijs komt.
Hoeveel drank per persoon reken je gemiddeld op een avondfeest?
Voor een avondfeest van vier tot zes uur reken je gemiddeld vier tot zes consumpties per persoon. Dat betekent ruwweg één drankje per uur als basis, met iets meer in de eerste uren van het feest wanneer mensen aankomen en de sfeer loskomt. Een feestje van zes uur loopt al snel op naar vijf tot zeven consumpties per persoon als het gezellig is.
Houd bij je berekening rekening met de mix van dranken. Niet iedereen drinkt alcohol, en een deel van je gasten kiest voor water, frisdrank of koffie. Een praktische verdeling voor een gemiddeld avondfeest is:
- 50 tot 60% alcoholische dranken (bier, wijn, cocktails)
- 20 tot 30% frisdrank en sappen
- 10 tot 20% water en koffie/thee
Zit er een diner in het programma? Dan ligt het drankverbruik bij het eten iets lager, maar stijgt het daarna weer als de dansvloer opengaat. Reken in dat geval met een iets hogere totaalhoeveelheid.
Wat zijn de verschillen tussen een open bar en een consumptiemuntsysteem?
Het grote verschil tussen een open bar en een consumptiemuntsysteem is wie de controle heeft over het drankverbruik. Bij een open bar betaal je een vast bedrag per persoon voor onbeperkt drinken. Bij consumptiemunten kopen gasten munten of strippenkaarten en betalen ze per drankje.
Beide systemen hebben voor- en nadelen:
- Open bar: gemakkelijk voor gasten, geen gedoe met betalen, maar het verbruik is moeilijker te voorspellen en kan hoger uitvallen dan verwacht
- Consumptiemunten: meer controle over de kosten, gasten zijn bewuster van wat ze drinken, maar het vraagt meer organisatie en kan de feestvibe iets afremmen
Voor zakelijke evenementen en bedrijfsfeesten is een open bar met een tijdslimiet een populaire keuze: de eerste twee uur open bar, daarna betalen gasten zelf. Zo houd je de kosten beheersbaar zonder dat het feest er direct mee begint. Voor grotere publieksevenementen of festivals is een muntsysteem of cashless betalen vrijwel altijd de standaard.
Hoeveel flessen wijn en bier heb je nodig voor 100 gasten?
Voor 100 gasten op een avondfeest van vijf uur reken je ruwweg 50 tot 60 flessen wijn en 150 tot 200 flesjes of blikjes bier, afhankelijk van de verhouding drinkers en de samenstelling van het gezelschap. Eén fles wijn levert gemiddeld vijf glazen op.
Een praktisch overzicht voor 100 gasten bij een feest van vijf uur:
- Wijn: 50 tot 60 flessen (rood, wit en rosé gecombineerd)
- Bier: 150 tot 200 stuks (flesjes van 33 cl)
- Frisdrank: 80 tot 100 blikjes of flessen
- Water: 30 tot 40 liter (flessen van 1,5 liter)
- Bubbels voor ontvangst: 15 tot 20 flessen prosecco of cava
Koop altijd iets meer in dan je denkt nodig te hebben. Een buffer van 10 tot 15 procent voorkomt dat je halverwege de avond tekortkomt. Als je drank inkoopt bij een slijterij, vraag dan of je niet-geopende flessen kunt retourneren. Veel slijterijen werken met een retourregeling voor feestinkopen.
Welke factoren beïnvloeden het drankverbruik op een feest?
Het drankverbruik op een feest hangt af van de duur van het feest, het type publiek, het programma en het seizoen. Een feest van drie uur vraagt een heel andere inkoop dan een avond van zeven uur met een diner en een afterparty.
De belangrijkste factoren op een rij:
- Duur van het feest: een langer feest betekent meer consumpties per persoon
- Leeftijd van de gasten: jongere groepen drinken gemiddeld meer dan oudere gezelschappen
- Aanwezigheid van diner: bij een uitgebreid diner daalt het drankverbruik tijdelijk
- Seizoen en temperatuur: op warme zomeravonden drinken mensen meer, zeker als er een terras is
- Type evenement: een zakelijke borrel vraagt een andere inschatting dan een bruiloftsfeest of een particulier feest
- Aanwezigheid van een dansvloer: als mensen dansen, drinken ze meer
Houd ook rekening met het aandeel niet-drinkers in je gezelschap. Bij een gemengd zakelijk publiek kan dat oplopen tot 20 tot 30 procent van de gasten.
Wat zijn veelgemaakte fouten bij het inschatten van drank voor een evenement?
De meest gemaakte fout bij het inschatten van drank voor een evenement is te weinig buffer inrekenen. Veel organisatoren schatten het verbruik te laag in, zeker voor de eerste uren van het feest wanneer gasten aankomen en de sfeer loskomt.
Andere veelgemaakte fouten zijn:
- Geen rekening houden met de ontvangst: de eerste 30 tot 45 minuten wordt er verhoudingsgewijs veel gedronken
- Vergeten van water en frisdrank: niet-alcoholische dranken worden structureel onderschat
- Geen rekening houden met warm weer: bij buitenevenementen in de zomer loopt het verbruik van frisdrank en water flink op
- Te laat inkopen: grote hoeveelheden zijn niet altijd direct beschikbaar bij de slijterij of groothandel
- Geen retourregeling afspreken: daardoor blijf je met overtollige voorraad zitten
Plan je om de drankinkoop voor je feest zelf te regelen? Maak dan een gedetailleerde lijst per dranksoort, tel het aantal gasten en de verwachte feestduur erbij op, en voeg standaard 15 procent toe als buffer.
Kun je drank uitbesteden aan de evenementenlocatie?
Ja, veel evenementenlocaties bieden de mogelijkheid om het drankpakket volledig uit te besteden. Je spreekt dan een arrangement af waarbij de locatie zorgt voor inkoop, koeling, bediening en afrekening. Dat scheelt je een hoop gedoe en zorgt dat er nooit een tekort is.
Uitbesteden aan de locatie heeft een paar duidelijke voordelen:
- Je hoeft zelf niets in te kopen, te sjouwen of te koelen
- Professionele bediening zorgt voor een vlotte service
- De locatie heeft ervaring met het inschatten van verbruik
- Je hebt één aanspreekpunt voor catering en drank samen
Het is wel slim om van tevoren duidelijke afspraken te maken over wat het pakket inhoudt: welke dranken zijn inbegrepen, hoe lang duurt de open bar, en wat zijn de afspraken bij overschrijding? Vraag ook of er een keuze is uit verschillende arrangementen, zodat je het drankpakket kunt afstemmen op jouw publiek en budget.
Hoe Stadslab Groningen helpt met drank en catering op jouw feest
Bij ons hoef je niet zelf te puzzelen over hoeveel flessen wijn je nodig hebt of wie de bediening regelt. We verzorgen de catering en drankarrangementen volledig in eigen huis, van de eerste bubbels bij binnenkomst tot de laatste ronde aan het einde van de avond. Stel je voor: gasten die binnenlopen in de industriële hal van het voormalige Suikerunieterrein, hoge plafonds boven hen, het terras in de zon, en een bar die gewoon staat te wachten. Geen gedoe, geen losse leveranciers, gewoon een avond die klopt van begin tot eind.
Wat we voor je regelen:
- Drankarrangementen op maat, van open bar tot consumptiemunten
- Eigen keukenteam voor catering, van borrelhappen tot meergangendiner
- Professionele bediening inbegrepen
- Één vast aanspreekpunt dat met je meedenkt over het programma
- Flexibel opschaalbaar van 50 tot 2.500 gasten, binnen en buiten
Wil je meer weten over hoe we werken? Lees dan meer op onze pagina over Stadslab Groningen. Of kom gewoon langs voor een rondleiding. Neem gerust contact met ons op en we denken graag met je mee over jouw avondfeest.