Voor een zakelijk evenement van 200 personen reken je globaal op 8 tot 12 hapjes per persoon bij een borrel, 300 tot 400 gram eten per persoon bij een buffet of walking dinner, en 0,5 liter drank per persoon per uur. Hoeveel je precies nodig hebt, hangt sterk af van het type evenement, de duur, het tijdstip en hoe de catering is opgezet. In de secties hieronder beantwoorden we de meest gestelde vragen over catering voor een groep van deze omvang.
Wat bepaalt hoeveel catering je nodig hebt?
De benodigde hoeveelheid catering voor een zakelijk evenement hangt af van vier factoren: het type programma, de duur van het evenement, het tijdstip op de dag, en de samenstelling van je groep. Een borrel van twee uur vraagt om een andere aanpak dan een avondprogramma met diner en afterparty.
Bij een lunchbijeenkomst van 90 minuten eet iemand gemiddeld minder dan bij een avondevenement met een volledig diner. Begint je programma om 17:00 uur, dan zijn gasten direct hongeriger dan wanneer ze om 15:00 uur binnenkomen na de lunch. Houd ook rekening met het soort publiek: een groep die de hele dag heeft vergaderd, eet doorgaans meer dan een groep die pas na het werk aanschuift.
Verder maakt het uit of je catering als hoofdonderdeel van het programma inzet of meer als bijkomstigheid. Bij een congres met een borrel na afloop is catering een afsluiting. Bij een personeelsfeest is het een beleving op zich. Dat verschil bepaalt de hoeveelheid, de variatie en het format dat je kiest.
Hoeveel hapjes en drankjes per persoon reken je bij een borrel?
Bij een borrel van twee uur reken je voor 200 personen op 8 tot 10 hapjes per persoon. Duurt de borrel langer, of dient het als vervanging van een maaltijd, dan ga je richting 12 tot 15 stuks per persoon. Voor dranken is de vuistregel 2 tot 3 consumpties per persoon per uur.
Verdeel de hapjes bij voorkeur over warme en koude varianten, zodat er voor iedereen iets bij zit. Denk aan borrelhapjes zoals bitterballen of mini-kroketjes naast koude opties zoals kaasplanken, charcuterie of kleine broodjes. Dat geeft variatie en zorgt ervoor dat hapjes niet tegelijk op zijn.
Voor dranken geldt: bied altijd ook alcoholvrije opties aan, zeker bij zakelijke evenementen overdag. Reken bij een gemengd zakelijk publiek dat gemiddeld een derde van de gasten kiest voor alcoholvrij. Zorg dat dit aanbod even aantrekkelijk is als het alcoholische, anders voelt het als een bijgedachte.
Hoeveel eten bestel je voor een walking dinner of buffet?
Voor een walking dinner of buffet reken je op 300 tot 400 gram bereid eten per persoon, exclusief brood en bijgerechten. Bij een walking dinner met meerdere gangen is 350 gram een goede standaard. Voor een buffet waarbij gasten vrij kunnen kiezen, zit je veiliger met 400 gram per persoon om tekorten te voorkomen.
Bij een walking dinner voor 200 personen werkt het goed om 4 tot 6 verschillende gerechten aan te bieden die in kleine porties worden geserveerd. Gasten proeven zo van alles en het programma blijft dynamisch. Zorg voor een goede balans tussen vleesgerechten, visopties en vegetarische of plantaardige keuzes.
Bij een buffet is het verleidelijk om veel variatie neer te zetten, maar meer keuze leidt niet altijd tot meer tevredenheid. Vijf tot zeven goed uitgewerkte gerechten presteren beter dan twaalf middelmatige opties. Kwaliteit en presentatie tellen zwaarder dan kwantiteit.
Wat is het verschil tussen catering per persoon en een all-in cateringpakket?
Bij catering per persoon betaal je op basis van het aantal gasten en de gekozen onderdelen, zoals hapjes, gerechten en dranken afzonderlijk. Bij een all-in cateringpakket betaal je een vaste prijs per persoon voor een compleet aanbod, inclusief bediening, dranken en soms ook materialen. Het verschil zit in flexibiliteit versus voorspelbaarheid.
Catering per persoon geeft je meer controle over wat je aanbiedt en hoe je het samenstelt. Dat werkt goed als je een specifiek programma hebt met duidelijke cateringmomenten. Een all-in pakket is handiger als je niet wilt nadenken over losse onderdelen en liever één overzichtelijk bedrag hebt voor de hele avond.
Voor zakelijke evenementen van 200 personen kiezen veel organisatoren voor een all-in aanpak, simpelweg omdat het minder werk geeft. Je weet vooraf wat je krijgt, wat het kost en wie ervoor zorgt. Dat scheelt niet alleen tijd, maar ook de kans op verrassingen op de avond zelf.
Hoe houd je rekening met dieetwensen bij 200 gasten?
Bij een groep van 200 personen mag je rekenen op gemiddeld 15 tot 25 procent gasten met een dieetwens of voorkeur, waaronder vegetarisch, veganistisch, glutenvrij of een allergie. Vraag dieetwensen altijd vooraf uit via de aanmelding, zodat je cateraar zich goed kan voorbereiden.
Zorg dat vegetarische en veganistische opties een volwaardige plek krijgen in het menu en niet als bijgedachte worden geserveerd. Gasten met een plantaardig dieet merken het direct als hun optie duidelijk minder aandacht heeft gekregen. Dat doet afbreuk aan de beleving voor een deel van je groep.
Voor allergieën, met name noten, gluten en lactose, is het belangrijk dat je cateraar duidelijke afspraken maakt over kruisbesmetting. Zeker bij een walking dinner of buffet, waar gerechten dicht bij elkaar staan, is dit een punt van aandacht. Goede cateraars werken standaard met allergenenkaarten en getraind personeel dat vragen van gasten correct kan beantwoorden.
Wanneer is een cateraar op locatie beter dan externe catering?
Een cateraar die op de locatie zelf werkt, is beter dan externe catering wanneer versheid, timing en afstemming met het programma belangrijk zijn. Bij een evenement van 200 personen met meerdere cateringmomenten is een vaste cateraar op locatie vrijwel altijd de betere keuze. Externe catering die wordt bezorgd, werkt alleen goed voor eenvoudige, statische momenten.
Het grote voordeel van een cateraar op locatie is dat die kan meebewegen met hoe het programma verloopt. Loopt een presentatie uit? Dan wacht de keuken. Zijn gasten sneller klaar dan gepland? Dan wordt de borrel eerder opgebouwd. Die flexibiliteit is bij een externe cateraar die bezorgt vrijwel onmogelijk.
Daarnaast is de kwaliteit van warm eten direct afhankelijk van de bereidingstijd. Gerechten die al elders zijn bereid en worden vervoerd, verliezen kwaliteit. Een keuken op locatie serveert vers bereide gerechten, en dat proef je. Voor zakelijke evenementen waarbij de catering ook een onderdeel is van de beleving, is dat verschil merkbaar voor je gasten. Bekijk voor meer inspiratie over zakelijke events ook onze zakelijke evenementenpagina of ontdek wat er mogelijk is voor particuliere feesten en vieringen.
Hoe Stadslab Groningen helpt met catering voor zakelijke evenementen
Bij ons hoef je dit niet allemaal zelf uit te zoeken. We hebben een eigen keukenteam dat werkt vanuit de locatie zelf, dus versheid, timing en afstemming met je programma zijn altijd gegarandeerd. Of je nu kiest voor een borreltafel met charcuterie en lokale kaasplanken, een walking dinner met meerdere gangen, of een foodcourt-achtige opstelling waarbij gasten zelf kiezen wat ze willen eten, we denken mee over wat het beste past bij jouw groep en avond.
- Eigen keuken op locatie, van foodtrucks en BBQ tot meergangendiner
- Vaste eventmanager die de catering afstemt op je programma
- Dieetwensen en allergieën worden standaard meegenomen in de planning
- Schaalbaar van een intieme borrel tot een volledig diner voor 200 gasten en meer
- Alles in eigen huis, geen losse leveranciers die je zelf moet aansturen
Wil je weten wat we voor jouw evenement kunnen doen? Lees meer over ons of neem direct contact op voor een vrijblijvend gesprek.
Gerelateerde artikelen
- Hoe kies je een evenementenlocatie met een stoere uitstraling?
- Hoe plan je de cateringopbouw voor een festival op een evenementenlocatie?
- Hoe kies je een evenementenlocatie voor een kleinschalig evenement?
- Hoeveel eten per persoon reken je bij een evenementenlocatie?
- 9 redenen om je feest op een industriële evenementenlocatie te houden