Hoe zorg je voor voldoende parkeerplekken bij een buitenevenement?

Voor een buitenevenement heb je als vuistregel één parkeerplaats per twee à drie bezoekers nodig, afhankelijk van hoe goed de locatie bereikbaar is met het openbaar vervoer en hoe ver mensen reizen. Bij een evenement van 500 personen kom je dan uit op zo’n 170 tot 250 parkeerplekken als basisinschatting. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over parkeerplanning, van het berekenen van de behoefte tot het communiceren naar bezoekers.

Hoeveel parkeerplekken heb je nodig voor een buitenevenement?

De gangbare vuistregel is één parkeerplaats per twee tot drie bezoekers. Hoe lager de bezettingsgraad van het openbaar vervoer en hoe groter de reisafstand, hoe meer auto’s je kunt verwachten. Bij een zakelijk buitenevenement overdag kom je met twee personen per auto al een heel eind, terwijl bij een avondfestival meer mensen samen reizen.

Naast het aantal bezoekers speel je ook in op een aantal andere factoren:

• Locatietype: een locatie buiten de stad trekt meer autoverkeer dan een locatie in het centrum
• Tijdstip: avondevents hebben minder fietsers dan dagevents
• Doelgroep: zakelijke bezoekers komen vaker met de auto dan een jong festivalpubliek
• Carpoolmogelijkheden: als je bezoekers actief aanmoedigt samen te rijden, daalt de parkeerbehoefte aanzienlijk

Tel naast bezoekersauto’s ook parkeerruimte voor medewerkers, leveranciers, cateringwagens en beveiligingspersoneel mee. Die worden bij een eerste berekening regelmatig vergeten, terwijl ze samen al snel tientallen extra plekken innemen.

Welke opties zijn er als de locatie zelf te weinig parkeerruimte heeft?

Als de eigen parkeerruimte tekortschiet, zijn er meerdere praktische alternatieven. De meest gebruikte oplossingen zijn pendeldiensten vanuit een externe parkeerlocatie, samenwerking met nabijgelegen bedrijven of parkeerterreinen, en het actief stimuleren van alternatief vervoer zoals de fiets of het openbaar vervoer.

Concrete opties om te overwegen:

• Pendelbussen: huur een shuttle van een nabijgelegen P+R of groot parkeerterrein. Dit werkt goed bij grotere events waarbij je de verkeersdruk rondom de locatie wilt beperken.
• Samenwerking met buren: bedrijventerreinen, sportparken of winkelcentra in de buurt hebben in weekenden of avonden vaak ongebruikte parkeercapaciteit. Neem contact op en maak een tijdelijke afspraak.
• Fietsenstalling: bij een locatie die goed bereikbaar is per fiets, loont het om een ruime, bewaakte fietsenstalling aan te bieden. Dit verlaagt de vraag naar autoparkeren direct.
• Carpoolcoördinatie: maak een carpoolpagina aan in je communicatie of gebruik een platform zoals Carpoolvip. Hiermee verminder je het aantal benodigde plekken met tien tot twintig procent.

Voor zakelijke evenementen is een pendeldienst vanuit de stad of een centraal station ook een inhoudelijk sterk concept: het geeft het event een georganiseerd karakter en bezoekers komen ontspannen aan.

Hoe organiseer je de verkeersstroom rondom een buitenevenement?

Een goede verkeersstroom rondom een buitenevenement vraagt om een duidelijke rijroute, een logische indeling van het parkeerterrein en voldoende begeleiding op het terrein zelf. Zonder sturing ontstaat er bij aanvang en einde van het event al snel een knelpunt, ook als er genoeg plekken beschikbaar zijn.

Praktische maatregelen die het verschil maken:

• Bewegwijzering: plaats tijdelijke borden op de aanrijroutes, minimaal een kilometer voor de locatie. Gebruik simpele pictogrammen met pijlen.
• Parkeercoördinatoren: zet verkeersregelaars in bij de in- en uitrit, zeker bij grotere aantallen. Dit voorkomt opstoppingen en zorgt voor een efficiënte bezetting van het terrein.
• Zonering: deel het parkeerterrein op in zones (A, B, C) en stuur bezoekers actief naar een specifieke zone. Zo vul je het terrein geordend en vermijd je dat iedereen dezelfde rij inrijdt.
• Spreidingstijden: plan het einde van het event zo dat niet iedereen tegelijkertijd vertrekt. Een gefaseerde afronding met een naborrel of een afsluitend programmaonderdeel helpt de uitstroom te spreiden.

Wanneer is een vergunning nodig voor tijdelijk parkeren bij een evenement?

Een vergunning voor tijdelijk parkeren is nodig zodra je parkeerruimte gebruikt die niet van jou is, de openbare weg gedeeltelijk blokkeert of een terrein inricht als tijdelijk parkeerterrein buiten de reguliere bestemming. Dit geldt ook voor het plaatsen van tijdelijke borden of het inzetten van verkeersregelaars op de openbare weg.

Wanneer je dit aanvraagt bij de gemeente, is afhankelijk van de lokale regels, maar reken in de meeste gevallen op een aanvraagtermijn van vier tot acht weken voor het evenement. Vraag dit dus vroeg aan.

Situaties waarbij je vrijwel altijd een vergunning of ontheffing nodig hebt:

• Parkeren op een naastgelegen terrein dat niet bij de locatie hoort
• Tijdelijk afsluiten van een rijbaan of trottoir voor verkeersregeling
• Plaatsen van tijdelijke verkeersborden op de openbare weg
• Inzet van verkeersregelaars die bevoegdheid nodig hebben

Neem bij twijfel altijd contact op met de gemeente. Veel gemeenten hebben een evenementenloket of een vast contactpersoon voor dit soort vragen. Die kunnen je snel vertellen welke ontheffingen van toepassing zijn op jouw specifieke situatie.

Hoe communiceer je parkeermogelijkheden duidelijk naar bezoekers?

De beste manier om parkeerchaos te voorkomen is bezoekers ruim van tevoren duidelijk te informeren over waar ze kunnen parkeren, hoe ze er komen en wat de alternatieven zijn. Een kaartje of adres alleen is niet genoeg: geef ook een link naar Google Maps met de exacte parkeeringang, niet het hoofdadres van de locatie.

Gebruik deze communicatiemomenten:

• Uitnodiging of registratiebevestiging: voeg een korte paragraaf toe met parkeertips en alternatieven zoals de fiets of het openbaar vervoer
• Herinneringsmail (twee tot drie dagen van tevoren): herhaal de parkeertips en voeg een directe link naar de parkeerlocatie toe
• Evenementenpagina of app: maak een aparte sectie aan voor ‘Bereikbaarheid’ met alle vervoersopties
• Sociale media: deel in de dagen voor het event een post met een kaartje en praktische tips

Vergeet ook niet te vermelden of parkeren gratis is, of er een maximale parkeertijd geldt en of er bewaking aanwezig is. Die informatie bepaalt mede of bezoekers voor de auto kiezen of een alternatief overwegen. Voor particuliere evenementen zoals bruiloften of verjaardagen is dit extra relevant, omdat gasten van verder weg komen en minder bekend zijn met de omgeving.

Wat zijn de meest gemaakte fouten bij parkeerplanning voor evenementen?

De meest gemaakte fout bij parkeerplanning is te laat beginnen. Parkeren wordt vaak gezien als een logistiek detail dat vanzelf geregeld wordt, terwijl het in de praktijk een van de eerste ervaringen is die bezoekers hebben. Een rommelige aankomst zet de toon voor de rest van de dag.

Andere veelgemaakte fouten:

• Uitgaan van het maximale scenario: organisatoren rekenen soms op honderd procent bezetting met volle auto’s, terwijl de realiteit anders is. Doe een realistische inschatting op basis van het type event en de doelgroep.
• Geen rekening houden met medewerkers en leveranciers: die hebben ook parkeerruimte nodig, bij voorkeur op een aparte locatie zodat bezoekersvakken vrij blijven.
• Geen begeleiding op het terrein: een leeg terrein zonder sturing leidt tot willekeurig parkeren, verspilde ruimte en moeilijk uitrijden aan het einde.
• Communicatie te laat of te vaag: een adres zonder aanwijzingen over de parkeeringang zorgt voor verwarring, zeker bij locaties met meerdere ingangen of op een groter terrein.
• Geen plan B: wat als het parkeerterrein vol is? Weet je dan waar bezoekers naartoe kunnen en hoe je dat communiceert op het moment zelf?

Een goede parkeerplanning begint al bij de locatiekeuze. Kies een locatie die van zichzelf voldoende parkeercapaciteit heeft, of die goed bereikbaar is met alternatieven. Dat scheelt een hoop planningsstress achteraf.

Hoe Stadslab Groningen helpt bij de parkeerplanning van jouw evenement

Bij Stadslab Groningen hebben we parkeren standaard goed geregeld. Onze locatie op het voormalige Suikerunieterrein aan de ringweg West beschikt over gratis parkeerruimte achter het Zeefgebouw, die direct beschikbaar is voor jouw bezoekers. Geen gedoe met externe terreinen, geen pendelbussen nodig voor de meeste events. En voor grotere events denken we graag mee over een logistieke aanpak die past bij jouw groep.

Wat we voor jou regelen:

• Gratis parkeerruimte op het terrein, direct achter de locatie
• Goede bereikbaarheid via de ringweg West, ook voor leveranciers en cateringwagens
• Op tien minuten fietsen van de Groninger binnenstad, ideaal voor bezoekers die de auto laten staan
• Een vast aanspreekpunt dat meedenkt over bereikbaarheid, routing en communicatie naar bezoekers
• Full-service aanpak waarbij logistiek en ontvangst standaard onderdeel zijn van de voorbereiding

Wil je meer weten over hoe wij events aanpakken? Lees dan meer over ons of neem contact op voor een vrijblijvend gesprek. We denken graag met je mee.

Gerelateerde artikelen

• 7 vragen die je stelt bij het kiezen van een evenementenlocatie
• Wat is een openluchtpodium bij een evenementenlocatie?
• Wat maakt een evenementenlocatie geschikt voor bedrijven?
• Wat is een geschikte evenementenlocatie voor een bedrijfsevenement?
• Hoe werkt belichting en geluid op een evenementenlocatie?