Voor een buitenevenement met 300 gasten heb je ruwweg 150 tot 200 gram eten per persoon nodig als je een volledige maaltijd serveert, aangevuld met zo’n 3 tot 5 drankjes per gast per uur, afhankelijk van de duur van het evenement. De cateringvorm die je kiest, de tijdsduur en het type publiek bepalen uiteindelijk hoeveel je precies nodig hebt. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over catering bij een buitenevenement voor 300 mensen, van hoeveelheden en logistiek tot vergunningen en planning.
Hoeveel eten en drinken heb je nodig voor 300 gasten buiten?
Voor 300 gasten bij een buitenevenement reken je per persoon op 150 tot 200 gram eten voor een hoofdmaaltijd, plus borrelhapjes als die op het programma staan. Voor dranken ga je uit van gemiddeld 3 tot 5 consumpties per persoon per uur, afhankelijk van het tijdstip en de duur van het evenement.
Buiten eten mensen doorgaans iets meer dan binnen, zeker als het een actief of informeel programma is. Reken voor borrelhapjes op 6 tot 8 stuks per persoon per uur. Gaat het om een walking diner, dan zijn 8 tot 10 hapjes per persoon een goed uitgangspunt. Voor een barbecue of foodconcept met meerdere stations reken je op 300 tot 400 gram per persoon, inclusief bijgerechten.
Vergeet ook de logistiek rondom dranken niet. Bij warm zomerweer neemt het drankverbruik snel toe. Zorg altijd voor voldoende water, frisdrank en alcoholvrije alternatieven naast alcoholische dranken. Een buffer van 10 tot 15 procent extra voorraad is bij buitenevenementen geen overkill, want aanvullen tijdens het evenement is buiten een stuk lastiger dan op een vaste locatie.
Welke cateringvorm past het beste bij een buitenevenement?
De beste cateringvorm voor een buitenevenement hangt af van het karakter van je event. Voor een informeel of feestelijk evenement werken foodtrucks, barbecue of foodstations het beste. Wil je een meer formele sfeer, dan is een walking diner of een georganiseerd buffet een betere keuze.
Foodtrucks zijn populair bij buitenevenementen omdat ze flexibel zijn, weinig vaste infrastructuur nodig hebben en gasten de vrijheid geven om zelf te kiezen wanneer ze eten. Dat past goed bij een festival- of borrelachtige setting. Nadeel is dat je bij 300 mensen voldoende trucks of stations nodig hebt om wachtrijen te voorkomen. Reken op minimaal één foodtruck per 75 tot 100 gasten, afhankelijk van het tempo van de keuken.
Een buffet of walking diner vraagt meer voorbereiding en serviesinfrastructuur, maar geeft je meer controle over de timing. Dat is handig als je een strak programma hebt met presentaties of optredens. Wil je een zakelijk evenement organiseren waarbij catering en programma naadloos op elkaar aansluiten, dan is een gestructureerde cateringvorm met een vaste serveertijd vaak de betere keuze.
Stadslab Groningen
Zakelijk event organiseren?
Van vergadering tot festival — ruimte voor 5 tot 2.500 personen op het unieke Suikerunieterrein in Groningen.
Wat zijn de grootste logistieke uitdagingen bij catering buiten?
De drie grootste logistieke uitdagingen bij catering buiten zijn koeling, stroomvoorziening en weersomstandigheden. Zonder goede voorbereiding op deze drie punten loopt je catering snel vast, ongeacht hoe goed de rest van je event georganiseerd is.
Koeling is buiten een groter vraagstuk dan binnen. Bederfelijke producten moeten op temperatuur blijven, en dat vraagt om koelwagens of koelboxen met voldoende capaciteit. Zeker bij warm weer in de zomermaanden is dit geen detail maar een basisvereiste. Controleer van tevoren of je cateringleverancier eigen koelcapaciteit meebrengt.
Stroom is een tweede pijnpunt. Foodtrucks en professionele cateringapparatuur vragen om stroom, en buiten is die niet altijd beschikbaar. Vraag tijdig na welke aansluitingen de locatie biedt en of aggregaten nodig zijn. Aggregaten zijn luidruchtig en stinken, dus positionering ten opzichte van je gasten en podium is belangrijk.
Het weer is onvoorspelbaar. Zon is fijn, maar hitte maakt voedsel sneller ongeschikt en gasten sneller moe. Regen vraagt om een afdak en een beschermde cateringopstelling. Zorg altijd voor een plan B, ook al verwacht je mooi weer. Tenten of een overdekte ruimte in de buurt van de buitenopstelling zijn geen luxe maar gewoon slimme planning.
Hoe ver van tevoren moet je catering regelen voor 300 mensen?
Voor catering bij een buitenevenement voor 300 mensen is het verstandig om minimaal 3 tot 6 maanden van tevoren te boeken. Goede cateraars en populaire foodtrucks zijn snel volgeboekt, zeker in het voorjaar en de zomer wanneer de meeste buitenevenementen plaatsvinden.
Hieronder een globale tijdlijn als richtlijn:
- 6 maanden van tevoren: locatie en cateringpartij vastleggen, concept bepalen
- 3 maanden van tevoren: menu definitief maken, vergunningen aanvragen
- 6 weken van tevoren: definitieve aantallen doorgeven, logistiek bespreken
- 2 weken van tevoren: finale bevestiging, opbouwschema afstemmen
- 1 week van tevoren: weerupdate, plan B controleren
Houd er rekening mee dat je bij een buitenevenement ook de opbouwtijd van cateringmaterialen moet inplannen. Dat kost meer tijd dan bij een evenement op een vaste locatie waar alles al staat.
Welke vergunningen heb je nodig voor catering bij een buitenevenement?
Voor catering bij een buitenevenement heb je in Nederland doorgaans een evenementenvergunning van de gemeente nodig, en afhankelijk van wat je serveert ook een drank- en horecavergunning of ontheffing op basis van de Drank- en Horecawet.
De exacte vereisten verschillen per gemeente en per type evenement. Voor alcoholverkoop geldt dat je een ontheffing nodig hebt als de cateraar geen eigen vergunning heeft die van toepassing is op de locatie. Organiseer je een evenement op een terrein dat al een vaste horecavergunning heeft, dan valt de alcoholverkoop daar vaak al onder.
Naast de drank- en horecaontheffing kunnen ook deze vergunningen of meldingen relevant zijn:
- Omgevingsvergunning als je bouwwerken of tenten plaatst
- Melding of vergunning voor geluidsoverlast
- Voedselveiligheidsregistratie voor de cateraar bij de NVWA
- Brandveiligheidsmelding bij grote tenten of tijdelijke bouwwerken
Vraag altijd bij de gemeente na welke vergunningen specifiek voor jouw evenement en locatie gelden. Doe dit minimaal 3 maanden van tevoren, want behandeltijden kunnen oplopen.
Wanneer is het slimmer om catering uit te besteden aan de locatie?
Het uitbesteden van catering aan de locatie is slim wanneer je ontzorgd wil worden en de logistiek niet zelf wil coördineren. Zeker bij 300 gasten buiten is de organisatie rondom catering complex genoeg om het voordeel van één aanspreekpunt zwaar te laten wegen.
Als je catering zelf regelt, ben je verantwoordelijk voor het afstemmen van leveranciers, het regelen van stroom en koeling, het aanvragen van vergunningen en het bewaken van voedselveiligheid. Dat is goed te doen, maar het kost tijd en vraagt om ervaring. Eén fout in de keten, bijvoorbeeld een te late levering of een kapotte koeling, heeft direct gevolgen voor 300 gasten.
Locaties die catering in eigen beheer hebben, kennen hun terrein, weten waar de aansluitingen zitten, hebben de vergunningen al op orde en zijn gewend om op schaal te werken. Dat geeft rust en zekerheid. Voor particuliere evenementen zoals feesten en jubilea is dit extra waardevol, omdat je als organisator zelf ook wil genieten van de dag in plaats van de hele dag te troubleshooten.
Hoe Stadslab Groningen helpt met catering bij een buitenevenement
Bij ons op het Suikerunieterrein in Groningen is catering voor een buitenevenement geen losstaand vraagstuk maar onderdeel van een compleet concept. We hebben alles in eigen huis en denken actief mee over wat past bij jouw groep, jouw programma en jouw dag. Wat we bieden:
- Eigen keukenteam met diverse foodconcepten, van foodtrucks en BBQ tot walking diner en meergangenmenu
- Groot zonnig terras en het grootste openluchtpodium van Nederland voor buitenevenementen tot 2.500 personen
- Alle vergunningen voor de locatie al geregeld, geen gedoe met gemeente of NVWA
- Koeling, stroom en logistiek intern geregeld, geen losse leveranciers die je zelf moet aansturen
- Één vast aanspreekpunt van eerste contact tot en met de dag zelf
- Flexibel opschaalbaar: van 50 gasten binnen tot 2.500 gasten buiten
Wil je weten wat wij voor jouw buitenevenement kunnen betekenen? Lees meer over ons of neem contact op voor een vrijblijvend gesprek. We denken graag met je mee.