Hoe weet je of een locatie voldoende parkeergelegenheid heeft voor een zakelijk evenement?

Of een locatie voldoende parkeergelegenheid heeft voor een zakelijk evenement, check je door het verwachte aantal bezoekers te vergelijken met het beschikbare aantal parkeerplaatsen op of direct naast het terrein. Een vuistregel is dat je rekening houdt met één parkeerplaats per twee à drie bezoekers, afhankelijk van hoe mensen reizen. Vraag de locatie altijd om een concreet getal en vraag ook of dat parkeren exclusief voor jouw event beschikbaar is. In dit artikel lopen we door de belangrijkste vragen en aandachtspunten die je helpen om dit goed te beoordelen.

Hoeveel parkeerplaatsen heb je nodig voor een zakelijk evenement?

Als vuistregel geldt één parkeerplaats per twee à drie bezoekers. Bij een zakelijk evenement voor 150 mensen heb je dus ruwweg 50 tot 75 parkeerplaatsen nodig. Dit aantal varieert op basis van hoe je gasten reizen: komen ze voornamelijk met de auto, of is de locatie ook goed bereikbaar met het openbaar vervoer of de fiets?

Houd ook rekening met het type evenement. Bij een dagseminar of congres komen mensen vaak met de auto en vertrekken ze ook grotendeels tegelijk, wat piekbelasting op de parkeerplaats veroorzaakt. Bij een avondevenement of personeelsfeest is de spreiding vaak groter, maar rijden mensen vaker samen of nemen ze een taxi. Dat heeft direct invloed op hoeveel ruimte je nodig hebt.

Vergeet ook niet om de organisatoren, leveranciers en catering mee te tellen. Die hebben ook parkeerruimte nodig, vaak al uren voor de gasten arriveren.

Welke vragen moet je stellen aan een evenementenlocatie over parkeren?

Stel bij elke locatie minimaal deze vragen voordat je een beslissing maakt over parkeerruimte:

Hoeveel parkeerplaatsen zijn er beschikbaar? En zijn die exclusief voor jouw event, of deelt de locatie die met andere gebruikers?
Is het parkeren gratis of betaald? Betaald parkeren kan gasten afschrikken of voor irritatie zorgen, zeker bij zakelijke events.
Is er parkeerbegeleiding aanwezig? Bij grotere aantallen helpt dit enorm om chaos te voorkomen.
Wat is de loopafstand van parkeerplaats naar ingang? Zeker bij slecht weer of voor minder mobiele gasten is dit relevant.
Zijn er laad- en losplaatsen voor leveranciers? Dit is, los van het gastenparkeren, een aparte behoefte.
Kan de capaciteit worden uitgebreid bij grotere groepen? Denk aan een naastgelegen terrein of samenwerking met een parkeergarage in de buurt.

Een locatie die direct en concreet antwoord geeft op deze vragen, laat zien dat ze ervaring heeft met zakelijke evenementen en meedenkt met de organisatie.

Stadslab Groningen

Zakelijk event organiseren?

Van vergadering tot festival — ruimte voor 5 tot 2.500 personen op het unieke Suikerunieterrein in Groningen.

Bekijk de mogelijkheden →

Wat zijn de gevolgen van onvoldoende parkeerruimte bij een zakelijk evenement?

Onvoldoende parkeerruimte bij een zakelijk evenement leidt direct tot een slechte eerste indruk. Gasten die lang zoeken naar een plek of ver moeten lopen, komen gestrest of te laat binnen. Dat kleurt de rest van de dag, hoe goed het programma ook is.

Praktisch gezien zorgt parkeerchaos ook voor vertragingen in het programma. Als een deel van de gasten pas tien of twintig minuten na aanvang binnenkomt omdat ze een parkeerplek zochten, begint een plenaire sessie al met een gebroken groep. Bij een presentatie of kick-off is dat onhandig. Bij een congres of seminar is het gewoon niet professioneel.

Er zijn ook bredere gevolgen. Gasten die parkeren in de omgeving waar dat niet mag, kunnen bekeuringen krijgen. Dat legt onbedoeld een negatieve associatie bij jouw event. En als de locatie klachten krijgt van omwonenden of de gemeente, kan dat gevolgen hebben voor toekomstige evenementen op diezelfde plek.

Hoe beoordeel je of een locatie ook bereikbaar is zonder auto?

Beoordeel de bereikbaarheid zonder auto door te kijken naar drie factoren: de afstand tot het dichtstbijzijnde trein- of busstation, de fietsafstand tot het stadscentrum, en de beschikbaarheid van taxi- of deelmobiliteitsopties in de directe omgeving.

Controleer op Google Maps hoe lang een gast erover doet met het openbaar vervoer vanuit het dichtstbijzijnde station. Is dat meer dan twintig minuten lopen of omstappen, dan zullen veel mensen toch voor de auto kiezen. Is de locatie goed bereikbaar per fiets, dan is dat voor lokale gasten een serieuze optie, zeker als er veilige fietsenstalling aanwezig is.

Voor avondevents is het ook slim om te kijken of er taxistandplaatsen of Uber-zones in de buurt zijn. Gasten die van plan zijn te drinken, willen weten hoe ze veilig thuiskomen. Een locatie die dit soort informatie proactief deelt in de uitnodiging, laat zien dat je als organisator aan alles hebt gedacht.

Voor een zakelijk evenement in Groningen geldt dat de combinatie van goede parkeergelegenheid en fietsbereikbaarheid vaak ideaal is.

Wanneer is externe of overloopparkeergelegenheid een goede oplossing?

Externe of overloopparkeergelegenheid is een goede oplossing wanneer het aantal beschikbare parkeerplaatsen op de locatie zelf structureel te laag is voor de groepsgrootte, maar de locatie verder aan alle andere wensen voldoet. Het is ook slim als je een event organiseert dat groeit in deelnemers, maar je nog niet zeker bent van het exacte aantal.

Denk aan een nabijgelegen parkeergarage, een bedrijventerrein dat in het weekend leeg staat, of een sportcomplex in de buurt. Zorg er altijd voor dat je dit van tevoren regelt en schriftelijk vastlegt, zodat je gasten niet voor een dichte slagboom staan.

Communicatie is hierbij alles. Informeer gasten ruim van tevoren over de parkeersituatie, geef duidelijke instructies met een routebeschrijving en geef aan of er een shuttle of looproute is. Een kleine kaart of een heldere uitleg in de uitnodiging scheelt een hoop telefoontjes op de dag zelf.

Overweeg ook om een carpoolregeling actief te stimuleren. Bij een zakelijk evenement waarbij gasten vanuit hetzelfde bedrijf komen, is dat makkelijk te organiseren en scheelt het direct een flink deel van de parkeerbehoefte. Voor particuliere events werkt dit principe net zo goed.

Hoe Stadslab Groningen helpt met parkeren bij zakelijke evenementen

Bij ons hoef je over parkeren in ieder geval niet wakker te liggen. Stadslab Groningen beschikt over gratis parkeergelegenheid achter het Zeefgebouw op het voormalige Suikerunieterrein. De locatie ligt direct aan de ringweg West van Groningen, waardoor gasten vanuit alle richtingen makkelijk kunnen rijden en parkeren zonder door de binnenstad te hoeven. En voor wie liever fietst: we liggen op tien minuten fietsen van het stadscentrum.

Wat we voor jouw zakelijke evenement regelen:

Gratis parkeren op het eigen terrein, exclusief beschikbaar voor jouw event
Directe bereikbaarheid via de ringweg, zonder omrijden of parkeergedoe
Fietsenstalling voor gasten die per fiets komen
Full-service aanpak waarbij onze eventmanagers ook de logistiek rondom aankomst en vertrek meenemen in de planning
Ruimte voor leveranciers en catering met aparte laad- en losmogelijkheden

Wil je weten hoe een zakelijk evenement bij ons eruitziet van begin tot eind? Lees meer over ons of neem direct contact op voor een rondleiding of een vrijblijvende offerte via onze online tool.