Hoe kies je tussen een externe cateraar en een locatiecateraar?

Het verschil tussen een externe cateraar en een locatiecateraar zit hem in wie de catering regelt en waar die vandaan komt. Bij een locatiecateraar is de catering onderdeel van het totaalpakket van de evenementenlocatie zelf. Bij een externe cateraar huur je een zelfstandig bedrijf in dat losstaat van de locatie. Welke keuze het beste past, hangt af van je type evenement, je budget en hoeveel regie je zelf wil houden. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen zodat je goed beslagen ten ijs komt.

Wat is het verschil tussen een externe cateraar en een locatiecateraar?

Een locatiecateraar is de cateringpartij die aan een specifieke evenementenlocatie verbonden is. De locatie heeft een eigen keuken, eigen koks en eigen concepten die standaard onderdeel zijn van het aanbod. Een externe cateraar is een zelfstandig bedrijf dat je apart inhuurt en dat op verschillende locaties actief is, ook op locaties zonder eigen keuken.

Het praktische verschil zit hem in de coördinatie. Bij een locatiecateraar is er één aanspreekpunt voor zowel de ruimte als het eten en drinken. Alles is op elkaar afgestemd: de keuken kent de locatie, de logistiek klopt en er zijn geen onderlinge misverstanden over wie wat regelt. Bij een externe cateraar heb je twee partijen die je zelf op elkaar moet afstemmen. Dat vraagt meer tijd en aandacht van jou als organisator.

Daarnaast verschilt de flexibiliteit in het aanbod. Een externe cateraar brengt een eigen identiteit en specialisme mee, wat interessant kan zijn als je iets heel specifieks zoekt. Een locatiecateraar kent de ruimte van binnen en buiten en kan het cateringconcept afstemmen op het programma, de indeling en het tijdschema van de dag.

Welke cateringoptie is goedkoper voor zakelijke evenementen?

Een locatiecateraar is in de meeste gevallen voordeliger voor zakelijke evenementen, omdat er geen extra transportkosten, opbouwkosten of coördinatiekosten bij komen kijken. Alles zit al op locatie: de keuken, het personeel en het materiaal. Bij een externe cateraar betaal je naast het eten ook voor transport, opbouw en soms voor het gebruik van de keukenruimte van de locatie.

Dat gezegd hebbende: goedkoper betekent niet altijd voordeliger op de lange termijn. Een externe cateraar die gespecialiseerd is in jouw type evenement kan soms efficiënter werken en minder verspilling hebben. De totaalprijs hangt sterk af van de omvang van je evenement, het gekozen concept en de afspraken die je maakt.

Wat wél altijd scheelt, is tijd. Minder leveranciers betekent minder offertes aanvragen, minder vergaderingen en minder kans op miscommunicatie. En tijd is voor zakelijke organisatoren ook gewoon geld.

Wanneer is een externe cateraar de betere keuze?

Een externe cateraar is de betere keuze wanneer je een heel specifiek cateringconcept wil dat de locatie zelf niet kan bieden, of wanneer je een bestaande relatie hebt met een cateraar die je vertrouwt. Ook als je op een locatie werkt zonder eigen keuken of horeca, heb je simpelweg geen andere optie dan een externe partij in te schakelen.

Andere situaties waarbij een externe cateraar logisch is:

• Je wil een niche-concept zoals een specifieke cuisine of een bijzonder foodformat dat de locatie niet in huis heeft
• Je organiseert een evenement op een locatie die jij zelf beheert, zoals een bedrijfspand of buitenterrein
• Je hebt al een vaste cateringspartner waarmee je goede ervaringen hebt
• Je wil volledige controle over het cateringgedeelte, los van de locatieafspraken

Houd er wel rekening mee dat je bij een externe cateraar zelf de coördinatie op je neemt. Wie zorgt voor de op- en afbouw? Wie regelt de koeling? Wie communiceert met de locatie over tijdschema’s? Dat zijn vragen die je van tevoren goed moet uitwerken.

Wanneer kies je beter voor een locatiecateraar?

Een locatiecateraar is de slimmere keuze wanneer je een zakelijk evenement volledig wil uitbesteden en zo min mogelijk zelf wil coördineren. Als de locatie een eigen keuken heeft met bewezen concepten, profiteer je van een gestroomlijnde samenwerking waarbij catering en programma naadloos op elkaar aansluiten.

Kies voor een locatiecateraar als:

• Je een full-service aanpak zoekt waarbij één partij alles regelt
• Het evenement meerdere cateringmomenten heeft, zoals een lunch, borrel en diner op dezelfde dag
• Je wil dat de catering aansluit op de sfeer en het concept van de locatie
• Je een groot evenement organiseert waarbij logistiek en timing kritiek zijn
• Je als organisator weinig tijd hebt om meerdere leveranciers aan te sturen

Voor zakelijke evenementen in Groningen is dit extra relevant: hoe groter het evenement, hoe meer je gebaat bent bij een locatie die de catering zelf beheert en direct kan schakelen als er iets verandert in het programma.

Hoe beïnvloedt de cateringkeuze de planning van je evenement?

De cateringkeuze heeft direct invloed op je tijdlijn, je logistiek en het aantal leveranciers dat je moet aansturen. Met een locatiecateraar verloopt de planning eenvoudiger omdat er minder schijven tussen zitten. Met een externe cateraar voeg je een extra partij toe aan je planningsproces, wat meer afstemming vraagt.

Concreet betekent dit:

• Tijdlijn: Een externe cateraar heeft tijd nodig voor transport en opbouw. Dat betekent dat je eerder toegang tot de locatie nodig hebt, wat niet altijd mogelijk is
• Communicatie: Je moet zelf de brug zijn tussen de locatie en de cateraar. Denk aan vragen over stroomvoorziening, wateraansluiting, afvalverwerking en tijdschema’s
• Flexibiliteit op de dag zelf: Als het programma uitloopt of verandert, reageert een locatiecateraar sneller omdat ze ter plekke zijn en de ruimte kennen
• Contracten en aansprakelijkheid: Met meerdere leveranciers heb je ook meerdere contracten. Zorg dat duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is als er iets misgaat

Voor particuliere events zoals bruiloften of jubilea geldt hetzelfde: hoe meer partijen, hoe meer kans op miscommunicatie op een dag die je liever gewoon wil beleven.

Welke vragen moet je stellen voordat je een cateraar kiest?

Voordat je een cateraar kiest, moet je een aantal praktische vragen beantwoorden die bepalen welke optie bij jouw evenement past. De juiste vragen stellen voorkomt verrassingen op de dag zelf en helpt je een eerlijke vergelijking te maken.

Stel jezelf en de potentiële cateraar de volgende vragen:

1. Wat zijn de cateringmomenten tijdens het evenement? Eén borrel is iets anders dan een meerdaags programma met lunch, diner en late-night snacks
2. Heeft de locatie een eigen keuken? Zo ja, wat zijn de mogelijkheden en beperkingen daarvan?
3. Hoe flexibel is het menu? Kan de cateraar omgaan met dieetwensen, allergieën en last-minute wijzigingen?
4. Wie is het aanspreekpunt op de dag zelf? Is er een vaste contactpersoon aanwezig die schakelt als er iets verandert?
5. Wat is inbegrepen in de prijs? Denk aan personeel, servies, op- en afbouw en eventuele huurkosten voor apparatuur
6. Wat zijn de annulerings- en wijzigingsvoorwaarden? Zeker bij zakelijke evenementen kunnen omstandigheden veranderen
7. Heeft de cateraar ervaring met evenementen van jouw omvang? Een cateraar die gewend is aan kleine diners kan een feest van 500 personen anders ervaren

Neem de antwoorden op deze vragen mee in je keuze. Een cateraar die goed communiceert, transparant is over wat wel en niet kan en meedenkt met jouw programma, is meer waard dan de goedkoopste optie op papier.

Hoe Stadslab Groningen helpt met catering voor zakelijke evenementen

Bij ons is catering geen bijzaak maar een volwaardig onderdeel van elk evenement. We hebben een eigen keuken met diverse foodconcepten, van een relaxed foodcourt met meerdere stations tot een verzorgd meergangendiner. Alles wordt afgestemd op jouw programma, jouw gasten en jouw dag.

Wat je bij ons krijgt:

• Eigen keuken en cateringteam, geen externe partij die je zelf moet aansturen
• Concepten van foodtrucks en BBQ tot walking diner en een volledig verzorgd diner
• Één aanspreekpunt dat zowel de locatie als de catering beheert
• Flexibel opschaalbaar van 50 tot 2.500 personen, binnen én buiten
• Catering die aansluit op de industriële sfeer van het Suikerunieterrein

Wil je meer weten over wie we zijn en hoe we werken? Lees dan meer over ons. Of neem contact op voor een vrijblijvend gesprek over jouw evenement.

Gerelateerde artikelen

• Wat zijn de 6 meest gemaakte fouten bij catering op een evenementenlocatie?
• Wat zijn de voordelen van een evenementenlocatie met een eigen keuken?
• Wat maakt een evenementenlocatie industrieel?
• Wat zijn de voordelen van een unieke evenementenlocatie?
• Wat zijn de voordelen van een evenementenlocatie met een groot buitenterrein?