Hoe regel je EHBO en veiligheid op een evenementenlocatie?

Een evenement organiseren is veel meer dan een mooie locatie boeken en een programma uitstippelen. Veiligheid en EHBO zijn onderwerpen die je al vroeg in de planning moet regelen. Hoeveel EHBO’ers heb je nodig? Wat staat er in een veiligheidsplan? En hoe zorg je dat je aan alle verplichtingen voldoet? In dit artikel krijg je per vraag een helder, praktisch antwoord zodat je goed voorbereid aan de slag kunt.

Wat is een veiligheidsplan en waarom heb je het nodig?

Een veiligheidsplan voor een evenement is een document waarin je beschrijft hoe je omgaat met risico’s, noodsituaties en de veiligheid van bezoekers en medewerkers. Het bevat afspraken over EHBO, beveiliging, vluchtwegen, communicatie bij calamiteiten en de coördinatie met hulpdiensten. Gemeenten vragen dit plan vaak als onderdeel van een vergunningaanvraag.

Een goed veiligheidsplan dwingt je om vooraf na te denken over wat er mis kan gaan. Denk aan een bezoeker die onwel wordt, brand in een tent, of een conflict in de menigte. Door scenario’s vooraf uit te werken weet iedereen wat zijn of haar rol is op het moment dat het ertoe doet. Hoe groter het evenement, hoe gedetailleerder dit plan moet zijn.

Voor kleine besloten evenementen volstaat soms een compacte versie, maar zodra je met publiek werkt of buiten organiseert, verwacht de gemeente vrijwel altijd een uitgewerkt veiligheidsplan. Begin hier op tijd mee, want aanpassingen na indiening kosten tijd.

Hoeveel EHBO’ers zijn verplicht op een evenement?

Er is geen landelijk vastgesteld wettelijk minimumaantal EHBO’ers voor evenementen. De norm wordt bepaald door de gemeente op basis van het type evenement, het aantal bezoekers, de duur en de risicoclassificatie. Als richtlijn hanteren veel gemeenten één EHBO’er per 250 tot 500 bezoekers, maar bij hogere risico’s of alcohol- en drugsgebruik ligt dat getal hoger.

Factoren die de benodigde EHBO-bezetting beïnvloeden:

Aantal bezoekers — meer mensen betekent meer kans op incidenten
Type publiek — een festival met jongeren vraagt meer inzet dan een zakelijk congres
Duur van het evenement — langere events vragen om ploegendiensten
Aanwezigheid van alcohol — verhoogt de kans op incidenten aanzienlijk
Locatie en bereikbaarheid — hoe snel kunnen professionele hulpdiensten ter plaatse zijn?

Vraag altijd bij de gemeente na welke eisen zij stellen. Sommige gemeenten hebben specifieke protocollen, andere volgen de Handreiking Publieksevenementen van het Veiligheidsberaad als leidraad. Laat je hierin adviseren door een professional als je voor het eerst een groter evenement organiseert.

Wat is het verschil tussen EHBO-vrijwilligers en professionele beveiliging?

EHBO-vrijwilligers en professionele beveiligers vervullen fundamenteel andere rollen. EHBO’ers zijn getraind in het verlenen van eerste hulp bij letsel, ziekte of bewusteloosheid. Beveiligers zijn verantwoordelijk voor orde en veiligheid, toegangscontrole en het voorkomen of beheersen van conflicten. Beide zijn nodig bij grotere evenementen, maar ze zijn niet uitwisselbaar.

Een EHBO-vrijwilliger is iemand met een geldig EHBO-diploma die op vrijwillige basis of via een organisatie zoals het Rode Kruis of het Oranje Kruis aanwezig is. Ze zijn geschikt voor kleinere en middelgrote evenementen. Voor grootschalige of hogere-risico-events adviseren gemeenten vaak gecertificeerde bedrijfshulpverleners (BHV) of medisch personeel zoals verpleegkundigen of paramedici.

Professionele beveiligers moeten in Nederland gecertificeerd zijn en beschikken over een geldig beveiligingsdiploma. Ze vallen onder de Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus (Wpbr). Zorg dat je bij inhuur altijd vraagt naar de certificering van het bedrijf en de individuele medewerkers.

Hoe regel je EHBO en beveiliging via de evenementenlocatie?

Veel evenementenlocaties bieden de mogelijkheid om EHBO en beveiliging via henzelf of via vaste partners te regelen. Dit scheelt je het zoeken naar losse leveranciers en zorgt ervoor dat iedereen op de locatie de ruimte en de procedures al kent. Vraag bij je locatie altijd na welke veiligheidspartners zij inzetten en of dit onderdeel kan zijn van een full-service pakket.

Het voordeel van regelen via de locatie is dat de communicatie korter is. De beveiligers weten waar de vluchtwegen zijn, hoe het terrein in elkaar zit en hoe ze kunnen samenwerken met het locatiepersoneel. Dat maakt een groot verschil als er iets misgaat.

Als je een zakelijk evenement organiseert en je wilt zo min mogelijk losse leveranciers regelen, is het slim om dit vroeg in het gesprek met de locatie te bespreken. Zo kun je dit meenemen in de offerteaanvraag en weet je precies waar je aan toe bent.

Voor wie ook een feestelijk of particulier evenement plant: ook bij particuliere events is het verstandig om veiligheid en EHBO als vast onderdeel van de locatiegesprekken mee te nemen.

Welke vergunningen heb je nodig voor een veilig evenement?

Voor de meeste publieke evenementen heb je een evenementenvergunning nodig van de gemeente. Daarnaast kunnen afhankelijk van het evenement aanvullende vergunningen of meldingen vereist zijn, zoals een ontheffing voor geluid, een drank- en horecavergunning of een tijdelijke bouwvergunning voor podia en tenten.

De meest voorkomende vergunningen en meldingen op een rij:

Evenementenvergunning — verplicht voor de meeste publieke of grotere besloten events
Melding kleine evenementen — voor kleinere events met beperkt publiek, afhankelijk van gemeentelijk beleid
Ontheffing geluid (APV) — als je buiten de toegestane geluidsnormen valt
Tijdelijke drank- en horecavergunning — als je alcohol schenkt buiten een vaste horecalocatie
Omgevingsvergunning voor tijdelijke bouwwerken — voor podia, grote tenten of tribunes

Dien vergunningaanvragen ruim op tijd in. Gemeenten hanteren vaak termijnen van zes tot twaalf weken voor grotere evenementen. Bij twijfel over wat jouw evenement nodig heeft, neem dan contact op met de afdeling evenementen van de gemeente waar het event plaatsvindt.

Wat zijn de meest gemaakte fouten bij EHBO-planning voor evenementen?

De meest gemaakte fout bij EHBO-planning is te laat beginnen. Wie pas twee weken voor het evenement nadenkt over EHBO-bezetting, loopt het risico dat gecertificeerde vrijwilligers of professionals al bezet zijn. Andere veelvoorkomende fouten zijn het onderschatten van de benodigde bezetting en het niet afstemmen met de gemeente.

Meer fouten die je wilt vermijden:

Geen duidelijke EHBO-post — bezoekers en medewerkers weten niet waar ze naartoe moeten bij een incident
Onvoldoende communicatie — EHBO’ers, beveiligers en locatiepersoneel zijn niet op de hoogte van elkaars rol
Verlopen diploma’s — controleer altijd of EHBO-vrijwilligers een geldig, actueel diploma hebben
Geen calamiteitenplan — wat doe je als iemand onwel wordt, er brand uitbreekt of een bezoeker agressief wordt?
Niet afstemmen met hulpdiensten — bij grotere events is het nuttig om vooraf contact te hebben met politie, brandweer en ambulancedienst

Een goede voorbereiding is simpelweg: begin vroeg, stem af met de gemeente, schrijf een helder veiligheidsplan en zorg dat iedereen die dag weet wat zijn taak is.

Hoe Stadslab Groningen helpt met veiligheid en EHBO op jouw evenement

Veiligheid op een evenement goed regelen vraagt kennis, tijd en de juiste contacten. Wij weten dat uit ervaring. Bij Stadslab Groningen werken we met een full-service aanpak waarbij we ook veiligheid en beveiliging als onderdeel van het totaalplaatje meenemen. Wat we voor je kunnen regelen:

Beveiliging via vaste, gecertificeerde partners die de locatie door en door kennen
Eén vast aanspreekpunt dat meedenkt over veiligheidsplanning en vergunningstrajecten
Modulaire ruimtes en een overzichtelijk terrein dat vluchtroutes en EHBO-posten logisch maakt
Ervaring met evenementen van 50 tot 2.500 personen, zakelijk én particulier
Korte lijnen met alle betrokken partijen, zodat jij je kunt focussen op het event zelf

Wil je meer weten over wie we zijn en hoe we werken? Lees dan meer op onze pagina over Stadslab Groningen. Of neem direct contact op als je een evenement wilt bespreken. We denken graag met je mee, van eerste idee tot uitvoering. Kom in contact met ons team en we kijken samen wat we voor jouw event kunnen betekenen.