Wat zijn de mogelijkheden van een evenementenlocatie met een tent?

Je wil een groter evenement organiseren dan wat een vaste zaal aankan. Of je zoekt gewoon een locatie met wat meer ruimte, lucht en karakter. Een evenementenlocatie met tent biedt precies dat: de sfeer en faciliteiten van een professionele locatie, gecombineerd met de flexibiliteit van een tent. In dit artikel lees je wat de mogelijkheden zijn, welke evenementen er goed bij passen en waar je op moet letten als je overweegt een tent te huren voor een evenement.

Wat is een evenementenlocatie met een tent?

Een evenementenlocatie met tent combineert een vaste binnenruimte met een of meerdere professionele tenten op het buitenterrein. Dat is anders dan kale tentenverhuur op een weiland: je hebt de infrastructuur van een locatie (stroom, sanitair, catering, beveiliging) én de extra ruimte van een tent. De tent kan dienen als uitbreiding van de binnenruimte, als aparte feestruimte of als podiumlocatie voor grotere groepen. Het resultaat is een tent evenementenlocatie die schaalt met de grootte van jouw event.

De combinatie van binnen en buiten werkt ook praktisch goed. Gasten kunnen zich vrij bewegen tussen de vaste ruimtes en de tent, waardoor een evenement een natuurlijke flow krijgt. Een borrel buiten, een diner binnen, een optreden in de tent: het kan allemaal op dezelfde locatie plaatsvinden zonder dat mensen hoeven te reizen.

Welke soorten evenementen zijn geschikt voor een tent?

Bijna elk type evenement past in een tent, zolang de locatie de juiste faciliteiten heeft. In de praktijk zijn dit de meest voorkomende toepassingen:

Bedrijfsfeesten en personeelsfestivals waarbij de vaste zaal te klein is voor de hele organisatie
Zakelijke festivals met meerdere podia, workshops en cateringpunten
Congressen en seminars waarbij plenaire sessies en breakouts gelijktijdig plaatsvinden
Bruiloften waarbij de ceremonie, het diner en het feest op één terrein plaatsvinden
Jubileumfeesten en verjaardagen met grotere groepen dan een standaard zaal aankan
Publieksfestivals waarbij meerdere zones of podia tegelijk actief zijn

De gemeenschappelijke noemer: het evenement is te groot of te veelzijdig voor één vaste ruimte. Een evenement tent geeft je de extra vierkante meters en de vrijheid om verschillende programmaonderdelen naast elkaar te laten bestaan. Meer weten over welke zakelijke evenementen mogelijk zijn op een industriële locatie? Dat lees je op onze evenementenpagina.

Hoeveel personen passen er in een evenemententent?

Dat hangt af van het type tent, de opstelling en de activiteit. Een diner vraagt meer ruimte per persoon dan een staand festival. Als richtlijn kun je aanhouden:

Staand evenement: circa 1 tot 1,5 m² per persoon
Zittend diner: circa 2 tot 2,5 m² per persoon
Theater- of congresopstelling: circa 1,5 m² per persoon

Een professionele tent van 500 m² biedt dan ruimte aan zo’n 200 tot 500 personen, afhankelijk van de opzet. Combineer je de tent met een vaste binnenruimte, dan kun je al snel oplopen naar 1.000, 1.500 of zelfs 2.500 personen op één terrein. Belangrijk is dat de locatie ook de bijbehorende infrastructuur heeft: voldoende toiletten, stroom, catering en uitgangen. Dat is waar losse tentenverhuur vaak tekortschiet ten opzichte van een volwaardige tent evenementenlocatie.

Wat zijn de voordelen van een tent ten opzichte van een vaste zaal?

Een vaste zaal heeft een maximale capaciteit en een vaste indeling. Een tent is flexibeler en schaalt mee met wat je nodig hebt. De voordelen op een rij:

Meer ruimte voor grote groepen zonder te verhuizen naar een andere locatie
Buitengevoel met de bescherming van een dak, ook bij wisselend weer
Modulair inzetbaar als podiumruimte, dinerlocatie, workshopruimte of feesttent
Eigen karakter door aankleding, verlichting en decoratie volledig op maat te maken
Combineerbaar met een vaste binnenruimte voor een gevarieerd programma

Dat laatste punt is voor veel organisatoren het grootste voordeel. Je kunt een congres organiseren waarbij de plenaire sessie binnen plaatsvindt, de workshops in de tent en de borrel op het terras. Dat geeft gasten variatie en voorkomt dat iedereen de hele dag op dezelfde plek zit. Voor particuliere events, zoals feesten en bijzondere gelegenheden voor groepen van elke omvang, werkt die combinatie minstens zo goed.

Waar moet je op letten bij het kiezen van een locatie met tent?

Niet elke locatie die tenten aanbiedt, is ook volledig uitgerust om een groot evenement te draaien. Let op deze punten:

Stroomvoorziening: heeft de locatie voldoende aansluitingen voor geluid, licht en catering in de tent?
Sanitair: zijn er voldoende toiletten beschikbaar voor de totale capaciteit, inclusief de tent?
Bereikbaarheid en parkeren: kunnen grote groepen de locatie makkelijk bereiken en is er voldoende parkeergelegenheid?
Catering: wordt catering meegeleverd door de locatie, of moet je dat zelf regelen?
Techniek: zijn er professionele AV-faciliteiten beschikbaar voor podium, geluid en belichting in de tent?
Vergunningen: heeft de locatie de benodigde vergunningen voor buitenevenementen en grote groepen?

Een locatie die dit allemaal in eigen huis heeft, scheelt je veel coördinatie met losse leveranciers. Dat is precies waarom een full-service aanpak zo veel rust geeft bij de organisatie van een groter event.

Hoe wordt een evenement in een tent volledig georganiseerd?

Een goed georganiseerd evenement in een tent begint bij een duidelijk programma en een locatie die meedenkt. De stappen die je normaal doorloopt:

Bepaal de capaciteit en het programma: hoeveel mensen komen er en wat gaat er gebeuren? Diner, optreden, workshops, of een combinatie?
Kies de opzet van de tent: staand, zittend, podium of gemengd? Dit bepaalt de benodigde oppervlakte.
Regel techniek en catering: geluid, licht, microfoons en het eten en drinken moeten aansluiten op het programma en de groepsgrootte.
Zorg voor logistiek: aankomst, garderobe, doorloop tussen ruimtes en vertrek verdienen aandacht, zeker bij grote groepen.
Plan de aankleding: een tent heeft geen eigen sfeer, die creëer je zelf met verlichting, decoratie en inrichting.

Bij een full-service locatie neem je deze stappen samen met een eventmanager door, in plaats van ze allemaal zelf te coördineren. Dat scheelt tijd en voorkomt dat je dingen over het hoofd ziet.

Hoe Stadslab Groningen helpt met tent evenementen

Stel je voor: je rijdt het voormalige Suikerunieterrein op en het eerste wat je ziet is de rauwe industriële gevel, de hoge ramen en het grote zonnige terras. Binnen wacht een ruimte met karakter, hoge plafonds en licht dat door grote ramen naar binnen valt. Buiten staan stoere tenten klaar die naadloos aansluiten op de binnenruimte. Gasten bewegen zich vrijelijk van de plenaire zaal naar de tent, van de tent naar het terras, terwijl het eigen keukenteam zorgt voor eten en drinken op elk moment van de dag. Dat is hoe een evenement tent Groningen eruitziet als alles klopt.

Bij ons regelen we het volgende voor jouw tentEvent:

Professionele tenten die aansluiten op de bestaande binnenruimte, opschaalbaar tot 2.500 personen
Eigen keukenteam voor catering van foodtrucks en BBQ tot meergangendiner, volledig afgestemd op jouw programma
Professionele AV-faciliteiten voor geluid, licht en beeld, zowel binnen als in de tent
Gratis parkeren op het terrein en goede bereikbaarheid via de ringweg van Groningen
Een vast aanspreekpunt dat van het eerste gesprek tot en met de dag zelf alles coördineert
Modulaire ruimtes voor plenair, workshops, diner en feest op één locatie

Wil je meer weten over wie we zijn en hoe we werken? Lees meer over Stadslab Groningen. Of kom gewoon langs voor een rondleiding en bekijk zelf wat de locatie jouw event kan bieden. Neem contact op en we denken graag met je mee.